Программные средства системы, используемой аудитором при проведении аудита, должны обеспечивать:
- анализ содержания формируемой в бухгалтерии экономического субъекта базы данных, если таковая существует и доступна;
- контроль показателей, содержащихся в регистрах бухгалтерского учета экономического субъекта;
- тестирование алгоритмов, используемых в автоматизированной системе бухгалтерского учета;
- контроль соответствия показателей, содержащихся в формах бухгалтерской отчетности, данным бухгалтерских регистров или базы данных, формируемой в бухгалтерии при обработке первичных документов;
- использование возможностей поисково-справочных информационных систем в области нормативных и законодательных актов, регламентирующих бухгалтерский учет и аудит в Республике Казахстан;
- формирование аудиторской документации (рабочей и итоговой).
В аудиторской деятельности используются следующие группы программ:
- офисные программы;
- справочно-правовые системы;
- бухгалтерские программы;
- программы финансового анализа;
- специальное программное обеспечение аудиторской деятельности.
К офисным программамотносятся табличные процессоры, системы управления базами данных и текстовые процессоры.
Табличные процессоры обладают мощными вычислительными возможностями, средствами деловой графики и ведения баз данных. Они получили широкое применение при проведении аудиторских проверок и используются для создания различных рабочих табличных документов (смет, отчетов), альтернативных балансов, различных аналитических таблиц, представления полученной информации в графическом виде. Наиболее распространены программы MS Excel, Lotus 1-2-3.
С помощью таких систем управления базами данных, как MS Access, аудитор может осуществлять выборку хозяйственных операций, проверять отдельные отчетные формы, генерируемые бухгалтерскими программами и предназначенными для вывода на печать.
Текстовые процессоры, например MS Word, Word Pad, "Блокнот", Lexicon, используются на всех стадиях аудита, требующих создания и качественного оформления аудиторских документов. Они применяются при составлении аудиторских договоров, программ, планов, рабочих документов, заключений, различных справок и запросов.
Текстовые процессоры позволяют создавать и редактировать документы, подготавливать их к публикации, проверять их орфографию, печатать, производить электронную рассылку. В процессе работы над документами выполняются слияние постоянной информации основного документа и переменной информации источника, создание интегрированных документов с включением внешних объектов (рисунки, звуковые файлы), сохранение текстовых документов в выбранных форматах.
Справочно-правовая система {СПС ) - это система юридически обработанной и оперативно обновляющейся правовой информации в сочетании с поисковыми и иными сервисными программными инструментами.
СПС обеспечивает информационно-консультационное обслуживание аудиторов в процессе проведения проверок, что позволяет им с достаточной уверенностью сделать вывод о соответствии бухгалтерского учета клиента документам и требованиям нормативных актов, регулирующих ведение бухгалтерского учета.
Многие из клиентов аудиторских фирм используют в своей практической деятельности те же самые справочно-правовые базы. Это значительно упрощает проведение аудита, так как всегда имеется возможность обратиться к СПС клиента, особенно если она интегрирована с программой бухгалтерского учета.
Основные требования, предъявляемые к СПС:
- Полнота содержания, означающая, что система включает все необходимые в работе большинства пользователей документы.
- Полная юридическая обработка информации - система должна предоставлять каждому документу полную юридическую информацию, обеспечивающую безопасное ее применение.
- Полный поиск - система должна предоставить полный спектр возможностей для поиска правовой информации в системе (по реквизитам, контексту, классификатору, ситуации, а также специальные виды поиска консультационных материалов).
- Полный спектр правовой и связанной с ней экономической информации,включая нормативные акты, судебную практику, международные договоры, проекты законов и комментарии законодательства.
- Полная интеграция - в системе должно быть реальное единое и гипертекстовое пространство.
Технология работы аудитора с СПС должна обеспечить удобный поиск новых документов, эффективную обработку информации (заполнение форм отчетности и т.п.), возможность использовать фрагменты правовых документов для составления собственных служебных записок, экономию ресурсов по систематизации и анализу информации, составление подборок документов по изучаемой теме или за определенный период.
Первые компьютерные базы данных по законодательству начали создаваться в 1970-е годы, во времена Советского Союза, но по-настоящему широкое распространение они получили с начала 1990-х годов, с появлением негосударственных СПС.
Бухгалтерские программыиспользуются аудиторами по двум направлениям.
- При проведении аудиторских проверок - аудиторская фирма обязана дать оценку компьютерной системе учета у клиента, в том числе оценить используемую им программу, правильность ее применения.
- При оказании услуг - для восстановления бухгалтерского учета, ведения бухгалтерского учета в рамках оказываемых клиенту услуг.
Аудитор должен быть знаком с основными бухгалтерскими программами и уметь правильно их классифицировать. Наиболее распространенными программами, используемыми аудиторами, являются "1С: Бухгалтерия" (фирма "1С"), "Главный бухгалтер" (компания "Паритет Софт").
Наряду с табличными процессорами для реализации процедур анализа финансово-хозяйственной деятельности экономических субъектов аудиторскими фирмами используются специальные программы финансового анализа.Программные продукты финансового анализа используются для решения трех основных типовых задач:
- Оценка текущего финансового состояния предприятия и основных тенденций его развития.
- Выработка стратегических управленческих решений по развитию бизнеса, составление долгосрочных прогнозов развития бизнеса и оценка эффективности новых направлений деятельности.
3. Выработка тактических решений управления предприятием.
Эта задача является прерогативой служб оперативного управления и направлена на выявление оптимальных путей текущего развития бизнеса.
Основные группы программных средств по финансовому анализу включают:
- системы автоматизации анализа и диагностики финансового состояния предприятия;
- средства автоматизации внутреннего анализа хозяйственной деятельности;
- системы автоматизации инвестиционных проектов;
- интеллектуальные аналитические системы.
Программы первых трех групп наиболее распространены и востребованы. К четвертой группе относятся нейросетевые аналитические системы, которые используются сегодня только небольшим числом крупных фирм.
Системы автоматизации анализа и диагностики финансового состоянияпозволяют проводить анализ и оценку отдельных показателей финансового состояния предприятия, определять тенденции их изменения, осуществлять статическое и динамическое сравнение показателей. Большинство программ этой группы в качестве исходной информации используют формы внешней отчетности.
Средства автоматизации внутреннего анализа хозяйственной деятельностипредназначены для детального анализа торгово-закупочной и производственной деятельности предприятия. Они делятся на два вида:
- автономные программные средства решения задач внутреннего анализа;
- встроенные функциональные блоки внутреннего анализа хозяйственной деятельности.
Автономные программные средства оформляются как отдельные программные системы, способные функционировать либо автономно, либо в связке с какой-либо системой автоматизации оперативного и бухгалтерского учета.
Рассмотрим специальное программное обеспечение (ПО) аудиторской деятельности. Его можно разделить на две группы:
ПО аудита, принадлежащее компаниям-разработчикам;
ПО аудита массового тиражирования.
Примером ПО аудита, принадлежащего компаниям-разработчикам,является ПО таких известных аудиторских фирм, как Ernst & Young и Deloitte Touche Tohmatsu International.
Фирма Ernst & Young разработала ряд программных продуктов: EY/AWS, EY/BPP, RiskWeb. EY/AWS (Ernst & Young Auditor's WorkStation) - комплекс программных инструментов, который облегчает важные стороны аудиторского процесса: управление проектом, организацию аудиторских доказательств, сбор и анализ данных, доступ к знаниям, поддержку связи аудиторских команд, находящихся на больших расстояниях друг от друга и в разных часовых поясах.
EY/ BPP (Ernst & Young Business Process Profiler) - программный инструмент, воплощающий подход компании Ernst & Young к оценке аудиторского риска и планированию внутреннего аудита. EY/BPP осуществляет документирование аудиторских бизнес-процессов, оценку рисков, их контроль и анализ, разработку аудиторских планов. EY/BPP упрощает подготовку графических и текстовых отчетов. Мультипользовательские возможности EY/BPP облегчают коллективное использование информации членами аудиторских команд.
RiskWeb представляет собой инструментальный комплекс (платформу) для управления, мониторинга и оповещения аудиторских рисков.
Аудиторская фирма Deloitte Touche Tohmatsu International в сотрудничестве с компанией Microsoft и другими ведущими производителями ПО разработала Audit System/2 - второе поколение аудиторского ПО.
Audit System/2 - это комплекс аудиторских приложений, базовый инструментальный комплекс (платформа), поддерживающий все этапы аудиторского процесса - планирование, выполнение и отчетность. Программный продукт сочетает в себе возможности текстового, табличного редакторов и программы для составления оборотно-сальдовой ведомости. Он позволяет осуществлять комплексную подготовку рабочей документации и отчетности, а также проведение консолидации. В состав Audit System/2 входит одно из ключевых приложений - Smart Audit Support (интеллектуальные аудиторские средства обеспечения). Smart Audit Support оказывает аудитору помощь в процессе оценки риска и разработки аудиторского плана, усиливая индивидуальный профессиональный опыт аудитора, а также поддерживает целостность, совместимость информации и динамически модифицирует процесс планирования аудита.
К ПО аудита массового тиражированияотносятся программы "Эффект Аудитор" (компании "ГАРАНТ Интернэшнл" и "Метроном Аудит", Санкт-Петербург), "Ассистент аудитора" "Ассистент внутреннего аудитора" (ЗАО "Аудиторская фирма "Сервис-Аудит"", Москва), "Помощник аудитора" (фирмы "ДИЦ" и "Гольдберг Аудит", Москва), "ЭкспрессАудит: ПРОФ" (консалтинговая группа "ТЕРМИКА", Москва и аудитор Н.П. Барышников).
Программный продукт "Эффект Аудитор", разработанный в марте 1998 года, предназначен для использования на всех стадиях аудиторской проверки, начиная с планирования аудита и заканчивая написанием аудиторского заключения.
Актуализация информации, используемой в работе, осуществляется двумя путями: обновлением правовой базы и добавлением и обновлением методических материалов. Информационное наполнение программы "Эффект Аудитор" включает в себя правила и стандарты, внутрифирменные нормативы, методики и тестовые бланки аудиторской деятельности; шаблоны аудиторского заключения, его аналитической части, договоров и писем; справочную информацию Аудиторской палаты Санкт-Петербурга; расчет уровня существенности; аудит финансового состояния клиента.
Ассистент аудитора" - профессиональная информационно-справочная система, интегрированная в СПС "Кодекс"; предназначена для аудиторских фирм, частнопрактикующих аудиторов, а также фирм и предприятий, стремящихся повысить эффективность работы служб внутреннего аудита и финансово-экономических служб.
"Ассистент аудитора" позволяет систематизировать выполнение практически всех аудиторских процедур - от предварительного изучения клиента и до оформления аудиторского заключения, сформировать рабочие документы, необходимые для проведения аудита, обеспечить пользователя справочным материалом по широкому кругу вопросов бухгалтерского учета, налогообложения и финансового анализа. Эти свойства также позволяют осуществлять эффективный контроль качества аудиторских проверок.
"Ассистент аудитора" состоит из четырех основных тематических разделов, являющихся условно независимыми.
- Раздел "Планы и программы аудита" содержит бланки документов, формируемые до подписания договора на проведение аудита; образцы договоров на различные виды аудиторских услуг; бланки и образцы документов, формируемых на этапе планирования аудиторской проверки и составления программы аудита; методические материалы, которые могут использоваться для разработки внутрифирменных стандартов аудиторской фирмы. Анкеты-вопросники, входящие в этот раздел, помогут службе внутреннего аудита или финансово-экономической службе предприятия провести тестирование системы внутреннего контроля и организации бухгалтерского учета.
- Раздел "Рабочие документы аудитора" содержит анкеты-вопросники по различным участкам бухгалтерского учета, используемые как аудиторами в выполнении аудиторских процедур, так и специалистами финансово-экономических служб в тестировании отдельных разделов бухгалтерского учета на предприятии; методические материалы для подготовки и оформления аудиторского заключения по итогам аудиторской проверки.
- Раздел "Консультант аудитора" содержит справочные таблицы по вопросам бухгалтерского учета, налогообложения, финансового анализа деятельности предприятий; нормативы, ставки, индексы, используемые для расчетов показателей отдельных хозяйственных операций, сумм налогов, оформленные в виде таблиц.
4. Раздел "Основные нормативные документы" имеет справочный характер и включает основные законодательные и нормативные ведомственные акты, регулирующие аудиторскую деятельность и порядок ведения бухгалтерского учета.
Информационно-справочная система "Ассистент внутреннего аудитора", также интегрированная в СПС "Кодекс", состоит из четырех основных разделов, которые в свою очередь подразделяются на более конкретизированные подразделы.
- Специфика работы службы внутреннего аудита по отраслям - аренда, гостиничный бизнес, производство, газовая промышленность, нефтяная промышленность, текстильная промышленность, химическая промышленность, цветная металлургия, черная металлургия, шерстяная промышленность, сельское хозяйство, строительство, торговля, транспорт, туризм, услуги.
- Служба внутреннего аудита. Раздел содержит материалы, связанные с деятельностью службы внутреннего аудита, - должностные инструкции, задачи, функции и принципы деятельности, права и обязанности работников службы внутреннего аудита, права и обязанности администрации проверяемого филиала, сравнительная характеристика внутреннего и внешнего аудита, структура службы внутреннего аудита.
- Анализ возможных направлений работы службы внутреннего аудита и его проведение. Раздел содержит анализ хозяйственной деятельности и прогнозирование; ведение (сопровождение) бухгалтерского учета службой внутреннего аудита и составление отчетности; восстановление бухгалтерского учета службой внутреннего аудита; информационное обеспечение; консультирование и разработку вопросов службой внутреннего аудита (договора, акты, консультационные карты); оценку и экспертизу имущества и обязательств; проведение проверки службой внутреннего аудита.
- Консультант внутреннего аудитора. Раздел содержит справочно-нормативную информацию и консультации по основным вопросам внутреннего аудита.
"Помощник аудитора" (московские фирмы "ДИЦ" и "Гольдберг Аудит") - это первая в отечественной практике комплексная программа общего аудита для аудиторских фирм. Она обеспечивает автоматизацию ввода и обработки информации на всех этапах проведения общего аудита, реализует переход к стандартизации всех направлений аудиторской деятельности.
Программа предназначена в первую очередь для средних и небольших аудиторских фирм и индивидуальных аудиторов. Данный продукт предлагает оригинальную методику проведения аудита и содержит набор документов, тестов и процедур, используемых при общем аудите, соответствующих действующим аудиторским стандартам. Процедуры аудита реализуются с помощью специально разработанных текстовых, расчетных бланков, бланков-тестов, бланков-процедур, а также итоговых документов, позволяющих автоматически формировать заключения по разделам аудита.
Программный комплекс "ЭкспрессАудит: ПРОФ" создан разработчиками консалтинговой группы "ТЕРМИКА" (Москва) и известным практикующим аудитором Н.П. Барышниковым. Последний является автором оригинальной методики проведения общего аудита с помощью приведенных вопросов и ответов (их более двух тысяч), а также документов, используемых при общем аудите и соответствующих действующим аудиторским стандартам.
Комплекс "ЭкспрессАудит: ПРОФ" представляет собой систему автоматизации деятельности аудиторской фирмы и предназначен для решения полного цикла задач по проведению аудиторских проверок финансово-хозяйственной деятельности коммерческих предприятий и организаций от этапа подготовки и планирования аудита до этапа формирования аудиторского заключения. Комплекс состоит из двух частей:
- центр планирования и проведения аудита (ЦППА);
- мобильное рабочее место аудитора (МРМА).
Функции ЦППА следующие: подготовка и планирование аудита; разработка программы аудита; распределение объектов аудита по исполнителям; выгрузка персональных заданий исполнителям на миниатюрный носитель данных (USB-Drive) для проведения аудита на выезде; сбор, систематизация и обработка результатов аудиторской проверки; генерация отчетной документации в формате редактора Microsoft Word; хранение результатов аудиторских проверок.
К функциям МРМА относятся: загрузка персональной программы проверки по выделенным объектам аудита; проведение аудита по выделенным объектам аудита в соответствии с персональной программой проверки; систематизация и обработка результатов аудиторской проверки в рамках выделенных объектов аудита; хранение результатов проверки; передача результатов проведенной проверки объектов аудита в ЦППА.
Таким образом, в программном комплексе автоматизированы и стандартизированы основные базовые функции аудита: проведение аудиторских процедур при ответах на специально разработанные вопросы и составление итоговых документов, позволяющих формировать заключения по разделам аудита. Причем предусмотрена автоматическая генерация аудиторской документации: бланков, программ аудита, официальных писем и другой письменной информации по подготовке к аудиту и по результатам аудита, вариантов аудиторских заключений, в которых содержатся все необходимые реквизиты, рекомендованные стандартами аудиторской деятельности.
Ко всем шаблонам, бланкам и другой документации приведены подробные инструкции по их заполнению. Все формы рабочих документов предполагают их использование в виде распечатанного текста или в виде файлов, сохраненных в формате редактора Microsoft Word.
Аудиторская организация вправе самостоятельно определять требования к формам составления и оформления рабочих документов аудитора, представленным в разработанной программе аудита. По желанию могут быть заведены любые формы бланков, разработанные аудиторской компанией - пользователем данного программного комплекса.
Комплекс также позволяет обеспечивать внутрифирменный контроль качества аудита с помощью тестов, разработанных в соответствии с аудиторскими стандартами. Материалы проверок документально оформляются справками о результатах проверки правильности применения Правил (стандартов) аудиторской деятельности.