Оперативный учет – это процесс, при котором с целью постоянного руководства проводится наблюдение и регистрация каждого отдельного явления финансово-хозяйственной деятельности.
Оперативный учет поступающих в бюджет платежей ведется подразделением администрирования учетных показателей и отчетности органа государственной налоговой службы в соответствии с порядком, установленным для взимания платежей в бюджет.
Учет, контроль и составление отчетности по поступающим в бюджет платежам осуществляется органами министерства доходов и сборов с использованием автоматизированной информационной системы (далее — АИС), обеспечивающей единый технологический процесс ввода, контроля информации обработки документов.
Сопровождение единого технологического процесса компьютерной обработки документов по учету поступающих в бюджет платежей осуществляется:
• подразделением обработки и ведения налоговых документов;
• подразделениями, осуществляющими расчет сумм налоговых обязательств и штрафных санкций при их наличии;
• подразделением администрирования учетных показателей и отчетности; подразделением автоматизации процессов налогообложения (сопровождения соответствующего программного обеспечения).
Все другие подразделения являются пользователями обработанной и систематизированной информации по учету поступающих в бюджет платежей.
Использование в АИС специальной кодировки всех операций по учету поступающих в бюджет платежей обеспечивает на рабочем месте работников подразделения администрирования учетных показателей и отчетности автоматизированное ведение лицевых счетов налогоплательщиков и поддержку в актуальном состоянии автоматизированной информационной учетной системы, позволяющей формировать справочную информацию, отчетность и т.д. Проведение операций в лицевых счетах плательщиков осуществляется в хронологическом порядке. При введении первичных документов в АИС по каждой операции фиксируются личный номер работника, дата и время введения информации.
Учетные операции по корректировке данных в карточках лицевых счетов налогоплательщиков проводятся подразделениями администрирования учетных показателей и отчетности на основании соответствующих документов, датой их поступления, с визой руководителя (заместителя руководителя) органа государственной налоговой службы «К учету».
Для обеспечения соответствия программного комплекса учета и отчетности нормам действующего законодательства проекты АИС подлежат обязательному тестированию в министерстве доходов и сборов с привлечением специалистов региональных органов государственной налоговой службы, которые непосредственно обслуживают налогоплательщиков. Вместе с программным обеспечением, которым внесены изменения в АИС, до сведения налоговых органов на местах доводятся подробные пояснения сути внесенных изменений со ссылкой на нормативно-правовой акт, на основании которого внесены указанные изменения.
Обязательным требованием к проектам АИС учета и отчетности в органах государственной налоговой службы является защита, архивирование и сохранность данных, обеспечение возможности доступа к базам данных, в том числе прошлых отчетных периодов (только в режиме просмотра), вывод карточек лицевых счетов на печать, в файл и на экран компьютера, отслеживание по каждому налоговому обязательству состояния расчетов плательщика с бюджетом. Доступ к информации, содержащейся в карточках лицевых счетов за прошлые годы, обеспечивается, несмотря на изменения версий программного обеспечения за период просмотра на дату закрытия соответствующего года.
При объединении органов министерства доходов и сборов оперативный учет поступающих в бюджет платежей ведется на объединенных базах с обязательным признаком принадлежности плательщика к соответствующему местному бюджету.
Органы министерства доходов и сборов для ведения оперативного учета платежей, поступающих в бюджет, получают соответствующие документы от органов Государственного казначейства ДНР и других учреждений.
Министерство доходов и сборов получает от Государственного казначейства ДНР:
• сведения о зачислении и возврате денежных средств с аналитических счетов по доходам и аналитических счетов, на которые зачисляются денежные средства в национальной валюте от возврата задолженности по кредитам, привлеченным государством или под государственные гарантии, и денежные средства от возврата бюджетных ссуд, открытых в Государственном казначействе как технологический файл;
• отчеты об исполнении республиканского- и местных бюджетов по доходам в разрезе областей по видам поступлений в электронном виде;
• информацию в бумажном виде о зачислении денежных средств в иностранной валюте, в счет погашения задолженности по кредитам, привлеченным государством или предоставленным под государственные гарантии, и бюджетным ссудам в разрезе должников, территорий и кодов бюджетной классификации.
Органы государственной службы министерства доходов и сборов на районном уровне получают от соответствующих органов Государственного казначейства ДНР:
• сведения о зачислении и возврате денежных средств с аналитических счетов по доходам и со счетов, на которые зачисляются денежные средства, которые поступят в национальной валюте на погашение задолженности по кредитам, привлеченным государством или под государственные гарантии, и бюджетным ссудам, в виде технологического файла;
• отчеты об исполнении республиканского и местных бюджетов по доходам в разрезе районных отделений по видам поступлений в электронном виде;
• ведомость № 2 распределения платежей в бюджет, поступивших на счет 3311 «Денежные средства, подлежащие распределению между государственным и местными бюджетами», в электронном виде или ее бумажную копию;
• ведомость распределения платежей между уровнями местного бюджета, поступивших на аналитические счета 3321 «Денежные средства, подлежащие распределению между уровнями бюджета», в электронном виде или ее бумажную копию;
• ведомость № 2м распределения платежей в бюджет, поступивших на счет 3411 «Денежные средства, временно отнесенные на доходы государственного бюджета, которые подлежат распределению», в электронном виде или ее бумажную копию;
• ведомость распределения денежных средств, временно отнесенных на доходы местного бюджета, поступивших на аналитические счета 3421 «Денежные средства, временно отнесенные на доходы местного бюджета, которые подлежат распределению», в электронном виде или ее бумажную копию;
• выписки из счетов в виде электронного реестра расчетных документов.
Информацию о реквизитах открытых счетов для зачисления платежей в бюджеты органы министерства доходов и сборов получают от органов Государственного казначейства.
Информацию о реквизитах указанных счетов органы министерства доходов и сборов доводят до налогоплательщиков путем их размещения на доске налоговых объявлений, установленной на доступном для обзора месте у входа в помещение налогового органа.