ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА 1
Тема: Составление организационного документа
ТРЕБОВАНИЯ К УМЕНИЯМ И НАВЫКАМ:
знать:
- стандарты на организационно-распорядительную документацию;
- классификацию организационно-распорядительной документации;
уметь:
- составлять и оформлять организационно-распорядительные документы.
ОСНОВНЫЕ ПОЛОЖЕНИЯ
В состав ОРД входит организационная документация. К числу организационных документов относятся учредительные документы организации, штатное расписание, правила внутреннего распорядка, положения о структурных подразделениях, должностные инструкции и некоторые другие документы.
В зависимости от организационно-правовой формы организации к учредительным документам относится устав организации; учредительный договор и устав; только учредительный договор; в ряде случаев некоммерческие организации могут действовать на основании общего положения об организации соответствующего вида.
Обязанности администрации по организации труда работников обычно оговариваются в правилах внутреннего распорядка. В некоторых организациях действует аналогичный документ- положение о персонале. Документы определяют трудовые правоотношения работников с организацией, взаимоотношение персонала с руководством организации и другие вопрос.
При наличии в организации нескольких структурных подразделений разрабатываются положения о конкретных структурных подразделениях, в которых определяются их правовой статус, задачи функции, права, обязанности и ответственность.
Должностные инструкции определяют функции, права и обязанности сотрудников организации.
Должностная инструкция — нормативный документ, регламентирующий деятельность конкретного должностного лица (категории сотрудников руководящего состава, специалистов, исполнителей и пр.) предприятия (организации, учреждения) и устанавливающий порядок применения указанными лицами положений иных нормативно-правовых актов.
Общий порядок и правила оформления должностной инструкции регламентируются параграфом 4.2 Типовой инструкции по делопроизводству.
Должностная инструкция должна подписываться ответственным за ее разработку и утверждаться руководителем предприятия в форме грифа утверждения или путем издания распорядительного документа об утверждении. Заголовок к тексту должностной инструкции формулируется в родительном падеже, например «Инструкция главного метролога».
Текст инструкции печатается на общем бланке предприятия и излагается от третьего лица единственного (множественного) числа.
Текст инструкции может делиться на пункты и подпункты. Нумерация пунктов и подпунктов производится арабскими цифрами.
В соответствии с Методическими рекомендациями примерная структура текста должностной инструкции включает ряд пунктов.
1 Общие положения.
2 Функция.
3 Права.
4 Ответственность.
5 Взаимоотношения
При этом требования к должностным инструкциям отдельных категорий работников регламентируются ведомственными нормативно-правовыми актами и организационно-распорядительными документами. К примеру, при разработке должностных инструкций госслужащих в них должны быть отражены:
• обязанности по должности;
• полномочия;
• нормативно-правовые документы, которыми следует руководствоваться должностному лицу;
• квалификационные требования. Так, в соответствии с Приложением 2 к Приложению 12 ГСДОУ примерная структура текста должностной инструкции для работников службы ДОУ имеет ряд пунктов.
1 Общие положения.
2 Функции работника.
3 Обязанности работника.
4 Права работника.
5 Взаимоотношения (связи по должности) работника.
6 Ответственность работника.
7 Оценка работы.
В разделе «Общие положения» устанавливаются:
1) задачи работника (например, для делопроизводителя — прием, регистрация входящих и отправка исходящих документов);
2) порядок замещения должности, т.е. кем назначается и освобождается от должности данный работник;
3) профессиональные требования к работнику (уровень образования, стаж работы и др.);
4) основные документы и материалы, которыми обязан руководствоваться работник в своей деятельности.
В разделе «Функции работника» определяются:
1) предмет ведения или участок работы, закрепленный за работником;
2) перечень видов работ, из которых складывается выполнение возложенных функций (например, регистрация документов может включать заполнение карточек, ведение картотеки, выдачу справок и т.д.).
В разделе "Обязанности работника" указываются:
1) специфика подготовки документов, получения, обработки и выдачи информация;
2) особенности, предполагающие обязательное использование определенных форм и методов работы (например, периодический контроль за формированием дел в структурных подразделениях, проведение инструктажей и т.д.);
3) особенности, требующие соблюдения сроков выполнения конкретных действий;
4) порядок исполнения поручений;
5) этические нормы, которые необходимо соблюдать в коллективе.
В разделе "Права работника" определяются права работника для реализации порученных ему функций и выполнения обязанностей.
В разделе "Взаимоотношения" указываются подразделения и работники, от которых исполнитель получает и которым, передает информацию, ее структуру и сроки передачи, а также сообщаются сведения о том, кто привлекается к исполнению тех или иных документов, с кем они согласовываются и т. д.
В разделе "Ответственность работника" устанавливаются меры административной, материальной и иной ответственности работника за совершение тех или иных упущений в работе.
В разделе «Оценка работы» перечисляются критерии, позволяющие оценить степень выполнения работником своих функций и обязанностей, использования прав и т.д. Основными критериями являются качество работы и своевременность ее выполнения. Качество работы определяется в первую очередь выполнением обязанностей, определенных должностной инструкцией и иными документами, регламентирующими деятельность службы ДОУ.
ВОПРОСЫДЛЯ САМОКОНТРОЛЯ
1 Какие документы относятся к организационно-распорядительным.
2 Виды организационных документов
3 Обязательные реквизиты организационных документов
4 Кто регистрирует Устав организации?
5 Из каких разделов состоит текст должностной инструкции?
6 Кто подписывает должностную инструкцию?.
7 Когда проставляется дата инструкции?
8 Классификация организационных документов:
1) по месту составления
2) по форме
3) по срокам исполнения
4) по происхождению
5) по степени обязательности
ПОРЯДОК ОФОРМЛЕНИЯ РАБОТЫ
3.1 Прочитать основные положения.
3.2 Ответить на контрольные вопросы.
3.3 Оформить должностную инструкцию в соответствии с требованиями
ГОСТ Р 6. 30-2003. Расположение реквизитов угловое центрированное.