Фотодокумент – изобразительный документ, созданный фотографическим способом (ГОСТ Р 51141–98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения).
Кинодокумент – изобразительный документ, содержание которого передано фотографическим способом в виде комплекса последовательно расположенных на кинопленке изображений, отражающих предметы, явления, события в движении (ГОСТ Р 51141–98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения).
Фонодокумент - “документ, содержащий звуковую информацию, зафиксированную любой системой звукозаписи” (ГОСТ Р 51141–98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения).
3. Перечислите юридические свойства документа.
Юридическая сила документа - свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком его оформления.
Из этого определения следует, что орган управления или должностное лицо, выпускающее документ, обязаны:
- соблюдать при его подготовке действующие нормы законодательства;
- издавать документы только в пределах своей компетенции;
- соблюдать действующие в определенное время общегосударственные правила составления и оформления документов.
ГОСТ 6.10.5-87 установил обязательный состав реквизитов документов, который обеспечивает их применение в управленческой деятельности: автор документа (наименование организации, учреждения, предприятия с указанием ведомственной принадлежности или организационно-правовой формы), дата создания документа, регистрационный индекс, текст (содержание), подпись. Это минимальный набор реквизитов документа, отсутствие одного из них лишает документ юридической силы.
4. Что составляет оригинальность и подлинность документа?
Оригинал - это документ, созданный в первый раз.
Оригинальность документа. Слово "оригинал" происходит от латинского слова "originalis", что означает - первоначальный, самобытный. Признаком оригинала является его уникальность.
Подлинность документа. Как синоним слова оригинал употребляется подлинник, что в переводе с латинского означает достоверный. Подлинный документ: документ, сведения об авторе, времени и месте создания которого, содержащиеся в самом документе или выявленные иным путем, подтверждают достоверность его происхождения. Таким образом, документ в окончательной редакции, соответствующим образом оформленный и подписанный, называется подлинником официального документа. Это может быть первый или единичный экземпляр оригинального документа. Дубликат документа: повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу. Подлинник официального документа в переводе с латинского означает «достоверный, действительный» – первый или единственный экземпляр официального документа. Подлинник — это подписанный и надлежащим образом оформленный экземпляр документа, составленный в первый раз.
5. Что такое «копия документа», и какие требования необходимо соблюдать при работе с копиями документов?
Копия — повторное, абсолютно точное воспроизведение подлинника (с пометкой «копия»), засвидетельствованное в установленном порядке соответствующим должностным лицом. На копиях служебных документов, требующих особого удостоверения, в обязательном порядке ставятся подпись руководителя и печать.
Копия документа — это документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть ux.
1. При создании дубликата или копии документа на машинном носителе и машинограммы должны быть указаны дополнительные реквизиты:
-дата создания дубликата, копии;
-код оператора, создавшего дубликат, копию.
Рекомендуется устанавливать следующие обозначения видов документов на машинном носителе:
П - подлинник,
Д - дубликат,
К - копия.
При записи информации на машинном носителе данные обозначения и дополнительные реквизиты проставляются в поле обязательных реквизитов после фамилии лица, ответственного за правильность изготовления документа на машинном носителе или машинограммы, или лица, утвердившего документ.
2. Для машинограммы, являющейся дубликатом (копией), проставляют слово "Дубликат" ("Копия") в правом верхнем углу над кодом формы документа. Для дубликатов и копий допускается применять обозначения, принятые в п.4.2.
3. Документы на машинных носителях и машинограммы выдаются организациям-пользователям в виде дубликатов и копий только при наличии запроса, оформленного в установленном порядке.
4. Решение об использовании в обмене дубликата или копии документа на машинном носителе и машинограммы и их количество в каждом конкретном случае принимается по согласованию между сторонами - участниками Договора или обязательного для сторон нормативного акта.