Документируемая информация должна излагаться предельно ясно, четко и недвусмысленно – это основное требование письменного делового общения. Следовательно, к языковым средствам и стилю изложения информации в документе предъявляются особые требования:
· однозначность используемых слов и терминов;
· нейтральный тон изложения;
· соблюдение лексических, грамматических, стилистических норм, обеспечивающих точность и ясность изложения;
· смысловая достаточность и лаконичность текста.
Невыполнение этих требований, с одной стороны, затрудняет работу с документами, а с другой – лишает или снижает их юридическую и практическую значимость.
Смысловая точность письменного высказывания в значительной степени обусловлена точностью словоупотребления, т. е. использованием слов согласно их значениям. Слово в тексте документа должно употребляться только в одном значении, принятом в официально-деловой письменной речи. В связи с этим затруднения в употреблении могут вызывать слова-паронимы (слова, близкие по звучанию, родственные, однокоренные слова, различающиеся значением). Следует различать:
представить (предъявить, показать. Представить отчет) | предоставить (дать что-либо в пользование, распоряжение кому-либо. Предоставить справку); | |||
гарантийный (содержащий гарантию, служащий гарантией. Гарантийный талон) | гарантированный (обеспеченный законом, договором. Гарантированный отдых) | |||
проводить (осуществлять что-либо. Проводить совещание) и др. | производить (вырабатывать, изготавливать. Производить товары). | |||
Обратите внимание на правильное и неправильное употребление этих слов:
ПРАВИЛЬНО построить склад, соорудить мост, воздвигнуть арку | НЕПРАВИЛЬНО возвести склад, соорудить киоск, воздвигнуть жилой дом |
При употреблении терминов в деловой документации необходимо следить за тем, чтобы термин был понятен как автору, так и адресату. Если термин является малоупотребительным и его значение может быть непонятным, следует прибегнуть к одному из предлагаемых способов:
· дать официальное определение термина, например: факторинг – продажа права на взыскание долгов;
· уточнить, расширить содержание термина словами нейтральной лексики, например:... невыполнение договора вызвано форс-мажорными обстоятельствами (ливневыми дождями размыло пути сообщения с заводом);
· убрать термин и заменить его общепонятным словом или выражением.
Трудности в восприятии текста документа может вызывать неоправданное использование заимствованных слов. Наиболее типичная ошибка – немотивированное употребление иноязычных слов вместо уже существующих для обозначения понятий привычных слов, например:
эксклюзивный вместо исключительный;
апеллировать вместо обращаться;
прерогативы вместо исключительное право и под.
В документах не должны употребляться слова и выражения, вышедшие из употребления (архаизмы и историзмы). Следует писать не при сем направляем, а направляем; не сего года, а этого года (текущего года); не настоящим сообщаем, а сообщаем, не настоящим актсоставлен, а актсоставлен; не каковой, а который; не вышепоименованный, а указанный выше.
Основное требование к информационному насыщению документа – это целесообразное количество включаемой информации, необходимое и достаточное для реализации коммуникативной задачи – убедить, побудить, привлечь внимание, выразить несогласие и т. д. Избыточность, разнородность включаемой в документ информации затрудняет его восприятие, а, следовательно, снижает его эффективность, убедительность.
Структура текста документа (логическое соединение смысловых аспектов) должна быть «прозрачной», легко воспринимаемой. Наиболее рациональна структура текста документа, состоящая из двух частей. В первой излагаются мотивы, факты и события, послужившие поводом для составления бумаги, во второй – выводы, просьбы, предложения, решения, распоряжения и т. д. Например, структуру сопроводительного письма составляют два смысловых аспекта: сообщение о высылаемом материале и уточняющие сведения:
Направляем подробное описание автоматической системы управления.
Получение просим подтвердить.
В многоаспектных документах изложение каждого аспекта | содержания следует начинать с нового абзаца, выделять красной строкой. При этом абзац служит показателем перехода от одной мысли (темы) к другой. Средняя длина абзаца 4–6 предложений, но в текстах документов могут встречаться абзацы, состоящие из одного предложения.
Соединение предложений осуществляется также с помощью слов и словосочетаний, выступающих в роли связок. Например: ввиду вышеизложенного, в порядке оказания помощи, в удовлетворение Вашей претензии, поэтому, в результате этого, поскольку, согласно, следовательно и т. д.
К стандартным аспектам языка деловой письменной речи относится унификация сокращений, широко используемых в деловых письмах. Сокращаются слова, словосочетания, характеризующиеся высокой частотностью употребления, а также термины, названия организаций, известные правовые акты, своды законов, номенклатурные знаки самого различного свойства, текстовые обозначения и т. д.
Функции документа
Итог документирования - создание документа. В социальном плане любой официальный документ полифункционален, т. е. одновременно выполняет несколько функций, что и позволяет ему удовлетворять различные человеческие потребности. Среди функций документа выделяют общие и специальные Общие функции документа:
информационная: любой документ создается для сохранения информации;
• социальная: документ является социально значимым объектом, поскольку порожден той или иной социальной потребностью;
• коммуникативная: документ выступает в качестве средства связи между отдельными элементами общественной структуры, в частности между учреждениями;
• культурная: документ - средство закрепления и передачи культурных традиций, этапов развития цивилизации. Так, например, в научно-технической документации находит отраже-ние уровень научного и технического развития общества.
Специальные функции документа:
• управленческая: документ является инструментом уп-равления; этой функцией наделены так называемые управлен-ческие документы (плановые, отчетные, организационно-рас-порядительные документы и др.), специально создаваемые для целей управления;
• правовая: документ является средством закрепления и изменения правовых норм и правоотношений в обществе. Правовую функцию выполняют законодательные и правовые нормативные акты, а также документы, приобретающие правовую функцию на время. Так, для использования в качестве судеб-ного доказательства это может быть любой документ;
• функция исторического источника: документ выступает в качестве источника исторических сведений о развитии общества [2, 66].
Указанные функции имеют интернациональный характер и определяют общие для разных языковых культур требования к документу. Так, например, юридическая сила документа обеспечивается комплексом реквизитов - обязательных элементов оформления документа. К ним относятся: наименование автора документа, адресата, подпись, дата, номер документа, гриф утверждения, печать и др. Совокупность реквизитов и схема их расположения на документе составляют формуляр документа. Однако формуляр регламентирован стандартами, принятыми в той или иной стране. Например, если письмо адресовано зарубежным партнерам, наименование организации-адресанта в документах на иностранные языки не переводится и печатается на бланке латинским шрифтом.