Лекция № 20. Организация документов в пределах архивного фонда (третий уровень организации документов).
Фондирование документов.
Определение границ архивного фонда и крайних дат документов.
Факторы, влияющие на определение границ архивного фонда.
Определение, виды единиц хранения и признаки их заведения.
Понятие о схеме систематизации
Фондирование документов
Организация документов в пределах архивного фонда называется фондированием. Работа по фондированию осуществляется в делопроизводстве и архивах организаций – в процессе формирования дел на основе номенклатуры дел и отбора документов для передачи на постоянное хранение в архив, а также в государственных архивах – при описании принятых необработанными документов и переработке неудовлетворительно составленных описей, при создании объединенных архивных фондов и архивных коллекций.
Необходимо твердо помнить, что сформированные архивные фонды, архивные коллекции и объединенные архивные фонды, документы которых уже введены в научный оборот и были использованы, перефондированию не подлежат. Исключением являются слишком грубые ошибки в фондировании.
Если в государственном архиве приходится выполнять большой объем работ по фондированию, значит, образовался значительный массив россыпи – неописанных материалов из разных фондов или из одного, но крупного фонда. Появление необработанных материалов в большом количестве в архиве может быть вызвано несколькими обстоятельствами:
- стихийными бедствиями и пожарами;
- войной, эвакуацией, вывозом документов захватчиками и последующей реституцией;
- военными действиями вследствие социальных потрясений, переворотов;
- реформами государственного аппарата, органов власти и управления.
Например, такая работа проводилась в ЦГА ИПД РТ в 1993-1998 гг. в связи ликвидацией КПСС
Фондирование включает в себя следующие виды работ:
1) определение границ архивного фонда, в том числе определение юридической самостоятельности фондообразователя и хронологических рамок документов фонда.
2) определение фондовой принадлежности документов.
Прежде чем приступить к выполнению работ по фондированию, необходимо изучить историю фондообразователя, задачи и функции, масштаб деятельности, структуру фондообразователя, его связи с другими учреждениями.
Следует также ознакомиться с основными видами документов фондообразователя (постановлениями, приказами, протоколами, планами, отчетами, штатными расписаниями), в которых содержатся основные сведения о времени возникновения фондообразователя, его компетенции, структуре, функциях структурных частей, времени и причинах ликвидации.
Полученные сведения используются при составлении исторической справки. В ней раскрываются сведения как по истории фондообразователя, так и по истории фонда. К истории фонда относятся сведения о поступлении фонда на хранение, степень его сохранности, объем фонда, крайние даты документов. В исторической справке раскрывается также состав и содержание документов фонда и система организации документов в делопроизводстве. Эту систему можно выяснить по номенклатурам дел, старым описям, классификаторам, элементам описания на обложках.
Определение границ архивного фонда и крайних дат документов
Хронологическими границами архивного фонда являются:
для архивного фонда организации – официальные даты ее образования (регистрации) и ликвидации;
для объединенного архивного фонда – даты образования (регистрации) наиболее ранней и ликвидации наиболее поздней по времени деятельности организаций, документы которых вошли в состав объединенного архивного фонда;
для архивного фонда личного происхождения (семейного, родового) – даты рождения и смерти отдельного лица, членов семьи или рода;
для архивной коллекции – даты самого раннего и самого позднего документа.
Крайними датами документов архивного фонда организации являются даты наиболее раннего и наиболее позднего из документов, входящих в его состав, но хронологические границы архивного фонда могут не совпадать с крайними датами документов фонда, если по каким-либо причинам отсутствуют документы начального или завершающего этапов деятельности организации, или в составе фонда находятся более ранние документы, например, переданные для завершения производством дела предшественника.
Например, ф. 1442. Бугульминский уездный комитет РКП(б) Казанской губернии (стр.22) – хронологические границы фонда - 1917-1920 гг., а крайние даты документов – 1919-1921 гг.
В фондах личного происхождения крайние даты документов фонда могут отличаться от хронологических границ фонда за счет документов, связанных с откликами на смерть фондообразователя, проведением памятно-юбилейных мероприятий, с посмертным изданием его произведений или за счет документов, собранных самим фондообразователем.
Например, ф. 8237 Султан–Галиева М.Х. (стр.320), хронологические границы фонда - 1892-1940 гг., а крайние даты документов – 1883-1995 гг.