Практическое задание по теме «Инвентаризация»
Перед тем, как приступить к практическому заданию, необходимо хорошо изучить извлечения из нормативных документов, регламентирующих проведение инвентаризации (файл «Норм правов обеспеч»), а так же Методический раздел к данному практическому заданию.
Для выполнения практического задания необходимо распечатать и заполнить от руки (с выполнением всех требований и правил п. 2.9. и 2.10. Методических указаний по инвентаризации) следующие документы:
Договор о полной индивидуальной материальной ответственности
Инвентаризационная опись (! в файле - 3 страницы)
Сличительная ведомость (! в файле - 3 страницы)
Приказ о проведении инвентаризации
Ведомость учета результатов…
Все документы сделать в одном экземпляре. Информацию, недостающую для оформления документов, можно внести самостоятельно, согласно содержанию и логике проводимой инвентаризационной работы. (!) Обращаю внимание – практическая работа направлена на закрепление навыков оформления документов. Заполнять бланки необходимо аккуратно, без помарок, разборчивым почерком.
Задания:
А) Отметьте в списке случаи, в которых инвентаризация проводится в обязательном порядке:
в случае смены материально ответственного лица | |
при увольнении начальника цеха | |
после окончания технологического цикла изготовления изделия | |
при установлении фактов краж, ограблений, хищений, злоупотреблений и порчи ценностей | |
перед составлением годовой отчетности | |
после пожаров или стихийных бедствий | |
при заключении договоров на поставку продукции | |
при приемке выполненных работ | |
при продаже материальных ценностей со склада | |
при ликвидации предприятия |
Б) Заполните договор о материальной ответственности между ООО «Альфа» и кладовщиком склада материалов Фомичевым Сергеем Петровичем. Дата приказа – 15.11.2015 г. (ФИО руководителя – см. в п.В))
В) Составьте приказ директора ООО «Альфа» Широкова Н.Н. о создании рабочей инвентаризационной комиссии по проверке 31 марта 2016 г. материального склада организации. Комиссия назначается в следующем составе: председатель комиссии - заместитель директора Тарасов Н.Г.; члены комиссии - бухгалтер Соколова Я.Н., начальник финансового отдела Марков В.И. Порядковый номер приказа - 25; дата приказа - 26.03.2016 г.
Данная инвентаризация является выборочной. В ходе выборочных инвентаризаций проверяется какая-либо часть имущества. Это могут быть товарно-материальные ценности, относящиеся к одному материально-ответственному лицу или находящиеся в одном месте (на складе или в офисе). Основной задачей выборочных инвентаризаций в межинвентаризационный период является осуществление контроля за сохранностью ценностей, выполнением правил их хранения, соблюдением материально-ответственными лицами установленного порядка первичного учета.
*Описание формы Приказа см. в Методическом разделе
Г) Заполните инвентаризационную опись (порядковый номер - 5) товарно-материальных ценностей и сличительную ведомость (порядковый номер - 4) по результатам инвентаризации материального склада на 31 марта 2016г., проведенной по приказу № 25 от 26.03.2016г.
Кладовщик склада материалов - Фомичев С.П. Комиссия в составе: председатель - Тарасов Н.Г., члены комиссии - Соколова Я.Н., Марков В.Н.
В результате инвентаризации были выявлены:
-краска:- 10 кг по 200 руб./кг;
-олифа - 5 кг по 100 руб./кг;
-плитка кафельная - 1010 шт. по 20 руб./шт.
-доски - 20 м.куб. по 250 руб./м.куб.
- растворитель - 1,5 кг (рыночная цена 335 руб /кг)
По данным бухгалтерского учета должно быть:
-краска - 10 кг по 200 руб./кг;
-олифа - 15 кг по 100 руб./кг;
-плитка кафель. - 1000 шт. по 20 руб./шт.;
-доски - 40 м.куб. по 250 руб./м.куб.
**Описание форм инвентаризационной описи и Сличительной ведомости см. в Методическом разделе
Д) Заполните ведомость учета результатов, выявленных инвентаризацией
*** Описание ведомости см. в Методическом разделе
Е) Отразите учетные записи (проводки) по учету излишков и недостач материалов, выявленных в ходе инвентаризации.
**** Обобщенное описание порядка проведения инвентаризации и порядок бухгалтерских записей по ее результатом представлены в Методическом разделе
Методический раздел практического задания
* Приказ (постановление, распоряжение) (форма № ИНВ-22) является письменным заданием, конкретизирующим содержание, объем, порядок и сроки проведения инвентаризации проверяемого объекта, а также персональный состав инвентаризационной комиссии. Приказ (постановление, распоряжение) подписывается руководителем организации и вручается председателю инвентаризационной комиссии.
Форма № ИНВ-22 утверждена Постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88 (ред. от 03.05.2000) «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации»
** Инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей (форма № ИНВ-3)
Форма № ИНВ-3 утверждена Постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88 (ред. от 03.05.2000) «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации»
Применяется для отражения данных фактического наличия товарно-материальных ценностей (производственные запасы, готовая продукция, товары, прочие запасы и др.) в местах хранения и на всех этапах их движения в организации. Инвентаризационная опись составляется в двух экземплярах и подписывается ответственными лицами комиссии на основании пересчета, взвешивания, перемеривания товарно-материальных ценностей отдельно по каждому месту нахождения и материально ответственному лицу или группе лиц, на ответственном хранении которых находятся ценности.
Один экземпляр передается в бухгалтерию для составления сличительной ведомости, второй - остается у материально ответственного(ых) лица (лиц).
До начала инвентаризации от каждого материально ответственного лица или группы лиц берется расписка, которая включена в заголовочную часть формы.
На выявленные при инвентаризации негодные или испорченные материалы и готовые изделия составляются соответствующие акты.
При выявлении материальных ценностей, не отраженных в учете, комиссия должна включить их в инвентаризационную опись.
В описи ответственные лица комиссии заполняют графу 10 о фактическом наличии товарно-материальных ценностей в количественном выражении. Графа 9 "Номер паспорта" заполняется на материальные ценности, содержащие драгоценные металлы и камни.
(!) Студентам следует заполнить следующие колонки инвентаризационной описи: 1, 2 (проставить счет 10, субсчет определить самостоятельно), 3 (вписать наименование материала), 4 (номенклатурный номер самим придумать), 5,6,7,10,11,12,13.
При заполнении 5 и 6 колонок учесть следующее: в настоящее время при заполнении первичных документов применяются коды ОКЕИ (Общероссийский классификатор единиц измерения) к соответствующим единицам изменения:
|
В конце страницы описи следует прописью указать:
а) число порядковых номеров материальных ценностей;
б) общий итог количества в натуральных показателях, записанных на данной странице, вне зависимости от того, в каких единицах измерения (штуках, килограммах, метрах и т. д.) эти ценности показаны. Такая запись позволяет исключить возможность внесения в составленный документ несанкционированных изменений после его подписания членами инвентаризационной комиссии и материально-ответственными лицами;
в) сумма фактического наличия товарно-материальных ценностей.
Сличительная ведомость ( ИНВ-19)
Форма № ИНВ-19 утверждена Постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88 (ред. от 03.05.2000) «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации»
Применяется для отражения результатов инвентаризации основных средств, нематериальных активов, товарно-материальных ценностей, готовой продукции и прочих материальных ценностей, по которым выявлены отклонения от данных учета.
В сличительных ведомостях отражаются результаты инвентаризации, то есть расхождения между показателями по данным бухгалтерского учета и данными инвентаризационных описей.
На ценности, не принадлежащие, но числящиеся в бухгалтерском учете (находящиеся на ответственном хранении или арендованные, полученные для переработки) составляются отдельные сличительные ведомости. Сличительная ведомость составляется в двух экземплярах бухгалтером, один из которых хранится в бухгалтерии, второй - передается материально ответственному(ым) лицу (лицам).
(!) Студентам следует заполнить сличительную ведомость лишь в части расхождений, выявленных в ходе инвентаризации. Заполнять следующие колонки: 1, 2, 3, 4, 5,8, 9, 10,11, 24,25,26 (излишки приходуются на 10 счет, субсчет определить самостоятельно),27,28.
*** Ведомость учета результатов, выявленных инвентаризацией. Служит для обобщения результатов по итогам проведенной инвентаризации.
Форма № ИНВ-26 утверждена Постановлением Госкомстата РФ от 27.03.2000 № 26 «Об утверждении унифицированной формы первичной учетной документации N ИНВ-26 "Ведомость учета результатов, выявленных инвентаризацией»
(!) Студентам следует заполнить Ведомость в суммовом выражении по счету 10 (можно детализировать по субсчетам). Заполнятся колонки 1,2, 3,4,5, 9 (недостачи относим на материально-ответственное лицо)
**** Основные положения по проведению инвентаризаций и отражению ее результатов в бухгалтерском учете (Этот материал изучить для решения практического задания, а так же в целях подготовки к экзамену по теме «Инвентаризация»)
Назначение инвентаризации.
В ходе инвентаризации проверяются и документально подтверждаются наличие имущества и обязательств, их состояние и оценка.
Инвентаризации подвергается все имущество организации и все виды финансовых обязательств. При этом проверять следует имущество, которое принадлежит организации на правах собственности, находится на ответственном хранении, арендуемое имущество, полученное для переработки, а также неучтенное имущество. Такая инвентаризация называется сплошной.
По решению руководителя может проводиться и выборочная инвентаризация, в ходе которой проверяется какая-либо часть имущества. Это могут быть товарно-материальные ценности, относящиеся к одному материально-ответственному лицу или находящиеся в одном месте (на складе или в офисе). Основной задачей выборочных инвентаризаций в межинвентаризационный период является осуществление контроля за сохранностью ценностей, выполнением правил их хранения, соблюдением материально-ответственными лицами установленного порядка первичного учета.
Инвентаризационная комиссия.
Для проведения инвентаризаций в организации создается постоянно действующая инвентаризационная комиссия.
Во-первых, она проводит профилактическую работу по обеспечению сохранности ценностей, при необходимости заслушивает на своих заседаниях руководителей отделов и подразделений по вопросам сохранности ценностей. Она же проверяет документальное оформление фактов, когда поступившее имущество не соответствует условиям договора по количеству, качеству или ассортименту. Она же определяет причины списания имущества и возможности использования отходов.
Во-вторых, комиссия готовит и организует проведение инвентаризаций, проводит инструктаж членов рабочих инвентаризационных комиссий. Она же проводит контрольные проверки правильности проведения инвентаризаций, а также выборочные инвентаризации товарно-материальных ценностей в межинвентаризационный период.
Эта же комиссия проверяет правильность выведения результатов инвентаризаций, обоснованность предложенных зачетов по пересортице ценностей. Если это необходимо, например, при установлении серьезных нарушений правил проведения инвентаризации, комиссия проводит по поручению руководителя предприятия повторные сплошные инвентаризации, рассматривает объяснения, полученные от лиц, допустивших недостачу или порчу ценностей, и дает предложения о порядке регулирования выявленных недостач и потерь от порчи ценностей.
Если в организации есть ревизионная комиссия, а объем работы по инвентаризации небольшой, то можно поручить проведение инвентаризаций ревизионной комиссии.
Если же объем работы большой, то для одновременного проведения инвентаризации на всем предприятии создаются рабочие инвентаризационные комиссии. Их создание целесообразно и в том случае, если организация имеет обособленные подразделения (филиалы и представительства) или осуществляет свою деятельность на обширной территории (в строительных организациях, на сельскохозяйственных предприятиях).
Руководитель организации своим приказом утверждает персональный состав постоянно действующих и рабочих инвентаризационных комиссий. Этот приказ регистрируется в Журнале учета контроля за выполнением приказов (постановлений, распоряжений) о проведении инвентаризации.
В ходе инвентаризации необходимо не только пересчитать количество и общую стоимость товарно-материальных ценностей и денежных средств, но и проверить правильность их оценки, то есть обоснованность определения указанной стоимости в бухгалтерском учете. Учитывая важность такой проверки, в инвентаризационную комиссию целесообразно включать специалистов, обладающих необходимой квалификацией для проведения анализа правильности оценки имущества и финансовых обязательств организации.
В составе комиссии необходимо также наличие сотрудников, имеющих специальные познания относительно инвентаризуемых ценностей. Например, нужны специалисты, способные отличить один вид древесины от другого, посредством обмера определить массу металла в зависимости от его марки или количество зерна определенного сорта в зернохранилищах и т. п. Участие таких специалистов позволит избежать ошибок, сокрытия фактов возникновения пересортицы продукции, а также хищений и злоупотреблений.
Поэтому Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, которые утверждены приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49 (далее - Методические указания по инвентаризации) установлено, что в состав инвентаризационной комиссии включаются представители администрации организации, работники бухгалтерской службы, другие специалисты (инженеры, экономисты, техники и т. д.). Кроме того, в состав инвентаризационной комиссии можно включать представителей службы внутреннего аудита организации. Нормативные документы не запрещают включать в состав комиссий представителей сторонних организаций (аудиторов, оценщиков, экспертов) для формирования экономически обоснованных и достоверных результатов инвентаризации.
Рабочие инвентаризационные комиссии осуществляют инвентаризацию ценностей и денежных средств в местах хранения и производства. Совместно с бухгалтерией предприятия они участвуют в определении результатов инвентаризации и разрабатывают предложения по зачету недостач и излишков по пересортице, а также списанию недостач в пределах норм естественной убыли.
Кроме того, они вносят предложения по вопросам упорядочения приема, хранения и отпуска товарно-материальных ценностей, улучшения учета и контроля за их сохранностью, а также о реализации сверхнормативных и неиспользуемых материальных ценностей.
На рабочие инвентаризационные комиссии возложена ответственность:
а) за своевременность и соблюдение порядка проведения инвентаризации в соответствии с приказом руководителя предприятия;
б) за полноту и точность внесения в описи данных о фактических остатках проверяемых основных средств, товарно-материальных ценностей, денежных средств и средств в расчетах;
в) за правильность указания в описи отличительных признаков товарно- материальных ценностей (тип, сорт, марка, размер, порядковый номер по прейскуранту, артикул и т. д.), по которым определяются их цены;
г) за правильность и своевременность оформления материалов инвентаризации.
Члены инвентаризационных комиссий, которые вносят в описи заведомо неправильные данные о фактических остатках ценностей с целью скрытия недостач и растрат или излишков товаров, материалов и других ценностей, привлекаются к ответственности в установленном законом порядке.
Порядок проведения инвентаризации
Порядок проведения инвентаризации и оформления ее подробно представлен в Методических указаниях по инвентаризации. Результаты инвентаризации признаются действительными только в том случае, если соблюдена процедура ее проведения.
Инвентаризация имущества производится по его местонахождению и материально-ответственным лицам. Если при проведении инвентаризации отсутствует хотя бы один из членов комиссии, ее результаты будут признаны недействительными. Еще одним обязательным условием является присутствие при проверке фактического наличия имущества материально-ответственных лиц.
При коллективной (бригадной) материальной ответственности инвентаризация проводится с обязательным участием бригадира или его заместителя и членов бригады, работающих на момент начала инвентаризации.
Процедура проведения инвентаризации слагается из нескольких этапов.
Этап первый - подготовительный. Этот этап включает в себя следующие мероприятия:
-подготовка приказа о проведении инвентаризации;
-формирование инвентаризационной комиссии;
-определение сроков проведения и видов инвентаризуемого имущества;
-получение расписок от материально-ответственных лиц;
-прочее.
На втором этапе происходит взвешивание, обмеривание, подсчет, выявление и проверка фактического наличия имущества и обязательств, а также составление инвентаризационных описей.
Третий этап - это сопоставление данных инвентаризационных описей с данными бухгалтерского учета. На этом этапе выявляются расхождения, составляются сличительные ведомости и определяются причины расхождений.
Четвертый этап - оформление результатов инвентаризации. Данные бухгалтерского учета приводятся в соответствие с результатами инвентаризации, лица, виновные в неправильном учете имущества, привлекаются к административной ответственности.
Подготовительные мероприятия
Перед началом проведения инвентаризации членам рабочих инвентаризационных комиссий вручается приказ о проведении инвентаризации, а председателям комиссий - контрольный пломбир. Приказ регистрируется в Журнале учета контроля за выполнением приказов о проведении инвентаризации. В приказе о проведении инвентаризации указываются содержание, объем, порядок и сроки проведения инвентаризации, а также персональный состав инвентаризационной комиссии.
Прежде чем приступить к проверке фактического наличия имущества, рабочая инвентаризационная комиссия обязана опломбировать подсобное помещение, подвалы и другие места хранения ценностей, имеющие отдельные входы и выходы. Затем следует проверить исправность всех измерительных приборов и соблюдение установленных сроков их клеймения. До начала взвешивания весы проверяются на устойчивость, чувствительность и точность взвешивания.
К началу инвентаризации должны быть произведены соответствующие записи в карточках (книгах) аналитического учета и выведены остатки на день инвентаризации. Комиссия должна получить последние на момент инвентаризации приходные и расходные документы или отчеты о движении материальных ценностей и денежных средств. Председатель инвентаризационной комиссии визирует все приходные и расходные документы, приложенные к реестрам (отчетам), с указанием «до инвентаризации на«____»(дата)». Это служит бухгалтерии основанием для определения остатков имущества к началу инвентаризации по учетным данным.
Во время инвентаризации все операции по приему и отпуску материальных ценностей должны быть прекращены. Ценности, фактически поступившие после начала инвентаризации, должны быть оприходованы после даты инвентаризации.
Материально-ответственные лица дают расписки. В них должно быть указано, что к началу инвентаризации все расходные и приходные документы на имущество сданы в бухгалтерию или переданы комиссии и все ценности, поступившие на их ответственность, оприходованы, а выбывшие - списаны в расход. Аналогичные расписки дают и лица, имеющие подотчетные суммы на приобретение или доверенности на получение имущества.
Возможна ситуация, когда впоследствии выяснится, что часть имевшихся на начало инвентаризации документов, связанных с движением товарно-материальных ценностей, денежных средств и иного имущества и финансовых обязательств, не была передана в бухгалтерию и, следовательно, не учтена при расчете по данным бухгалтерского учета остатков инвентаризуемых ценностей и обязательств. В этом случае у виновных лиц должны быть взяты письменные объяснения о причинах допущенных нарушений, а также тщательно проверена подлинность представленных документов. Документы с приложенными к ним объяснениями приобщаются к материалам инвентаризации и учитываются при выявлении ее результатов на общих основаниях.
При внезапных инвентаризациях все товарно-материальные ценности подготавливаются к инвентаризации в присутствии инвентаризационной комиссии, в остальные случаях - заблаговременно. Они должны быть сгруппированы, рассортированы и уложены по наименованиям, сортам, размерам в определенном порядке, удобном для подсчета их количества.
Опись имущества
На втором этапе члены инвентаризационной комиссии пересчитывают, взвешивают, обмеривают и описывают имущество, фактически имеющееся у организации. Обязанность руководителя организации - создать все условия, необходимые для полной и точной проверки фактического наличия имущества в установленные сроки. Для этого он должен обеспечить инвентаризационную комиссию рабочей силой для перемещения и взвешивания грузов, технически исправным весовым оборудованием, измерительными и контрольными приборами, мерной тарой.
При инвентаризации имущества проверка осуществляется, как правило, сплошным методом. Это значит, что пересчитываются абсолютно все товары и ценности. Фактическое наличие имущества проверяется при обязательном участии материально-ответственных лиц.
В ходе инвентаризации составляются инвентаризационные описи или акты. В них заносятся сведения о фактическом наличии имущества и реальности учтенных финансовых обязательств. Описи и акты, как правило, составляются в двух экземплярах. На имущество, находящееся на ответственном хранении, арендованное или полученное для переработки, составляются отдельные описи.
Инвентаризационные описи и акты являются первичными учетными документами для бухгалтерского учета. Поэтому задача инвентаризационной комиссии на этом этапе - наиболее полно и точно внести в описи данные о фактическом наличии имущества и финансовых обязательств, а затем правильно и своевременно оформить материалы инвентаризации.
Инвентаризационные описи можно заполнять как от руки чернилами или шариковой ручкой, так и с использованием компьютерной техники. Описи должны быть заполнены четко и ясно, без помарок и подчисток.
В ходе инвентаризации материально-ответственные лица могут обнаружить ошибки в описях. В этом случае они должны немедленно (до открытия склада, кладовой, секции и т. п.) заявить об этом председателю инвентаризационной комиссии. Инвентаризационная комиссия должна проверить этот факт и в случае его подтверждения - исправить выявленные ошибки.
Ошибочные записи исправляются во всех экземплярах описей в соответствии с правилами бухгалтерского учета: неправильная запись зачеркивается, а над ней проставляется правильная. Исправления должны быть оговорены и подписаны всеми членами инвентаризационной комиссии и материально-ответственными лицами. Незаполненные строчки следует прочеркивать.
Наименования имущества и отдельных объектов указывается в описях по номенклатуре, принятой в организации. Количество этих ценностей определяется в установленных единицах измерения.
Товарно-материальные ценности заносятся в описи по каждому отдельному наименованию с указанием вида, группы, количества и других необходимых данных (артикул, сорт и т. д.). Их инвентаризация должна проводиться в порядке расположения ценностей в данном помещении.
Если инвентаризационная опись или акт составляется на нескольких страницах, то они должны быть пронумерованы и скреплены таким образом, чтобы исключить возможность замены одной или нескольких из них.
В конце страницы описи следует прописью указать: 1) число порядковых номеров материальных ценностей; 2) общий итог количества в натуральных показателях, записанных на данной странице, вне зависимости от того, в каких единицах измерения (штуках, килограммах, метрах и т. д.) эти ценности показаны. Такая запись позволяет исключить возможность внесения в составленный документ несанкционированных изменений после его подписания членами инвентаризационной комиссии и материально-ответственными лицами.
На последней странице описи должна быть сделана отметка о проверке цен, таксировки и подсчета итогов за подписями лиц, производивших эту проверку. А затем проставляются подписи всех членов инвентаризационной комиссии и материально-ответственных лиц.
Кроме того, в конце описи материально-ответственные лица дают расписку, подтверждающую проверку комиссией имущества в их присутствии, об отсутствии к членам комиссии каких-либо претензий и принятии перечисленного в описи имущества на ответственное хранение.
Если инвентаризация имущества происходит в связи со сменой материально-ответственных лиц, работник, принявший имущество, расписывается в описи в получении, а работник, сдавший это имущество, - в его сдаче.
Если инвентаризация имущества проводится в течение нескольких дней, то помещения, где хранятся материальные ценности, при уходе инвентаризационной комиссии должны опечатываться. Пломбир во все время работы инвентаризационной комиссии хранится у председателя комиссии. Во время перерывов в работе инвентаризационных комиссий (обеденный перерыв, ночное время или другие перерывы) описи должны храниться в ящике, шкафу или сейфе в закрытом помещении, где проводится инвентаризация.
Сопоставление данных инвентаризационных описей с данными бухгалтерского учета
Следующим этапом проведения инвентаризации является сравнение фактических остатков материальных ценностей, выявленных при проверке, с остатками, учтенными на счетах бухгалтерского учета.
Инвентаризационная опись передается в бухгалтерию, которая сравнивает фактические остатки имущества с данными бухгалтерского учета. До составления сличительных ведомостей и определения результатов инвентаризации бухгалтерия организации должна тщательно проверить правильность всех подсчетов, приведенных в инвентаризационных описях.
Сличительные ведомости применяются для отражения результатов инвентаризации основных средств, нематериальных активов, товарно-материальных ценностей, готовой продукции и прочих материальных ценностей, по которым выявлены отклонения от данных учета.
Сличительная ведомость составляется в двух экземплярах бухгалтером, один из которых хранится в бухгалтерии, второй - передается материально-ответственному лицу.
Сличительные ведомости могут составляться как от руки, так и с использованием компьютерной техники.
Выявленные суммы излишков и недостач товарно-материальных ценностей в сличительных ведомостях указываются в соответствии с их оценкой в бухгалтерском учете.
При составлении сличительных ведомостей необходимо учитывать пересортицу товарно-материальных ценностей, когда один сорт товара неправильно учтен в составе другого сорта, а также суммовые разницы, образовавшиеся в результате пересортицы. Кроме того, следует списать потери в пределах норм естественной убыли.
Одновременно с инвентаризацией товарно-материальных ценностей бухгалтерия предприятия должна проверить записи по всем соответствующим счетам в сопоставлении с корреспондирующими счетами. Например, по основным средствам необходимо установить, все ли объекты, принятые в эксплуатацию, числятся в учете; по товарно-материальным ценностям - все ли поступившие ценности оприходованы, а выбывшие - списаны и отражены в учете; по незавершенному производству - все ли затраты списаны на выпущенную продукцию и т. д.
Оформление результатов инвентаризации
На последнем этапе результаты инвентаризации рассматриваются на заседании инвентаризационной комиссии. Выявляются причины недостач и излишков. Заседание комиссии оформляется протоколом, в котором фиксируются выводы, решения и предложения по результатам инвентаризации, отражаются результаты проверки состояния складского хозяйства и обеспечения сохранности товарно-материальных ценностей.
При наличии неиспользуемых и неполноценных товарно-материальных ценностей в протоколе указывается время завоза этих ценностей, наименование поставщика, состояние ценностей на момент инвентаризации и причины понижения их качества. На такие товарно-материальные ценности должны быть составлены отдельные инвентаризационные описи, а сами эти ценности в местах хранения размещаются обособленно.
На ценности, пришедшие в негодность, также должны быть составлены отдельные инвентаризационные описи. В протоколе комиссии они отмечаются отдельно, причем указываются причины их порчи и виновные в этом лица.
Не допускается покрытие недостатка имущества за счет излишков, выявленных при инвентаризации. В исключительных случаях возможен взаимный зачет излишков и недостач в результате пересортицы.
Предложения инвентаризационной комиссии обобщаются в унифицированной форме первичной учетной документации - Ведомости учета результатов, выявленных инвентаризацией.
По окончании инвентаризации все материалы по ней и протокол комиссии передаются на рассмотрение постоянно действующей инвентаризационной комиссии.
Окончательное решение о зачете принимает руководитель организации. Ему на рассмотрение предоставляются предложения об урегулировании выявленных при инвентаризации расхождений фактического наличия ценностей и данных бухгалтерского учета.
На заключительном этапе инвентаризации ведомость подписывают руководитель и главный бухгалтер организации одновременно с изданием приказа (распоряжения) об утверждении результатов инвентаризации. Приказ служит основанием для внесения в регистры бухгалтерского учета соответствующих записей.
Выявленные при инвентаризации расхождения между фактическим наличием имущества и данными бухгалтерского учета отражаются на счетах бухгалтерского учета в следующем порядке:
- излишек имущества приходуется;
- недостача имущества и его порча - списываются.
В бухгалтерском учете результаты инвентаризации отражаются в том месяце, в котором была закончена инвентаризация.
Отражение результатов инвентаризации в бухгалтерском учете организации
Излишек имущества
В результате инвентаризации может быть выявлен излишек имущества - основных средств, материальных ценностей, денежных средств и т. д. В этом случае инвентаризационная комиссия должна установить причины возникновения излишка и выявить виновных лиц. Имущество, оказавшееся в излишке, необходимо оприходовать по рыночной стоимости, которая определяется на дату проведения инвентаризации. Стоимость имущества относится на финансовые результаты организации.
В бухгалтерском учете при этом производятся следующие записи:
ДЕБЕТ 10 (01,04,41,43, 50) КРЕДИТ 91 - отражена стоимость выявленного при инвентаризации неучтенного имущества.
Списание недостач
Если в результате инвентаризации выявлена недостача, то следует установить причины недостач. Первая возможная причина недостач товарно-материальных ценностей - это пересортица. Другая причина состоит в том, что недостача может возникнуть вследствие норм естественной убыли.
Пересортица - это появление излишков одного сорта и недостачи другого сорта материальных ценностей одного и того же наименования. Пересортица, а также недостача в пределах норм естественной убыли может возникнуть только по материалам и товарам.
Недостача может возникнуть по вине материально-ответственного лица, по неизвестным причинам при отсутствии виновных лиц, а также в результате чрезвычайных ситуаций.
Списание сумм недостач на виновное лицо
Недостача материальных ценностей, денежных средств и другого имущества, а также порча сверх норм естественной убыли относятся на виновных лиц. В бухгалтерском учете это отражается так:
ДЕБЕТ 94 - КРЕДИТ 10 (01,04,41,43, 50) - с писана недостача сверх норм естественной убыли;
ДЕБЕТ 73 - КРЕДИТ 94 - списана на виновных лиц сумма выявленной недостачи.
Если недостача возникла по вине работника, то он обязан возместить работодателю причиненный ему прямой действительный ущерб.
Прямой действительный ущерб включает в себя реальное уменьшение наличного имущества работодателя или ухудшение его состояния, а также необходимость для работодателя произвести затраты либо излишние выплаты на приобретение или восстановление имущества. Работник несет материальную ответственность как за прямой действительный ущерб, непосредственно причиненный им работодателю, так и за ущерб, который возникает у работодателя в результате возмещения им ущерба иным лицам. В тоже время работодатель не может взыскать с работника неполученные доходы (упущенную выгоду).
ДЕБЕТ 50 - КРЕДИТ 73 - внесены в кассу суммы по возмещению недостачи виновным лицом
По соглашению сторон трудового договора допускается возмещение ущерба с рассрочкой платежа. В этом случае работник представляет работодателю письменное обязательство о возмещении ущерба с указанием конкретных сроков платежей.
По заявлению виновного работника администрация может удерживать из его заработной платы сумму возмещения ущерба. В учете при этом делается следующая проводка:
ДЕБЕТ 70 - КРЕДИТ 73 – удержана из заработной платы виновного работника сумма недостачи.
Если ущерб возник вследствие непреодолимой силы, нормального хозяйственного риска, крайней необходимости или необходимой обороны либо неисполнения работодателем обязанности по обеспечению надлежащих условий для хранения имущества, вверенного работнику, то работник не является виновным лицом и не должен возмещать потери. Кроме того, работодатель имеет право с учетом конкретных обстоятельств, при которых был причинен ущерб, полностью и