Инструкция о порядке работы с документами, содержащими информацию, составляющую коммерческую тайну РУП «Белпочта», в системе электронного документооборота
ИН РУП.004 002 - 2014
Редакция № 1
КОНТРОЛЬНЫЙ |
1 Общие положения
Настоящая инструкция о порядке работы с документами, содержащими информацию, составляющую коммерческую тайну РУП «Белпочта», в системе электронного документооборота (далее - Инструкция), разработана в соответствии с Положением о коммерческой тайне РУП «Белпочта» и устанавливает порядок работы с документами ограниченного доступа с грифом «КТ» для работников РУП «Белпочта» (далее - Предприятие) в системе электронного документооборота (далее - СЭД).
Действие настоящей инструкции распространяется на порядок работы с документами, содержащими информацию, составляющую коммерческую тайну РУП «Белпочта», в системе электронного документооборота.
Для целей настоящей инструкции применяются термины и их определения в значениях, установленных Положением о коммерческой тайне РУП «Белпочта».
2 Ответственность
Ответственность за организацию и соблюдение режима коммерческой тайны в структурных подразделениях организации возложена на руководителей этих структурных подразделений. Работники также несут персональную ответственность и должны выполнять требования, согласно положению о коммерческой тайне РУП «Белпочта».
Ответственность за содержание, грамотность, правильную подготовку и оформление документов в СЭД возлагается на работников, подготовивших, завизировавших и подписавших документы, каждого в пределах своей компетенции.
3 Организация доступа пользователей в СЭД и требования безопасности
Решение о доступе работника к сведениям, составляющим коммерческую тайну, принимает руководитель структурного подразделения (или замещающее его лицо) в порядке, установленном Положением о коммерческой тайне РУП «Белпочта».
3.1 Требование к паролю доступа в СЭД
Во избежание несанкционированного доступа к информации, составляющей коммерческую тайну РУП «Белпочта», пользователи обязаны управлять личными паролями в соответствии со следующими требованиями:
- длина пароля должна быть не менее 8 символов;
- пароль должен содержать сочетание буквенно-цифровых символов. Применение кириллических буквенных символов не допускается;
- пароль рекомендуется изменять каждые 30 дней. В случае долговременного отсутствия (30 дней и более) пользователя на рабочем месте - при первой регистрации в СЭД после отсутствия;
- при смене пароля рекомендуется устанавливать пароль, период уникальности которого составляет менее 120 дней.
Пользователь СЭД обязан знать и сохранять в тайне свой личный пароль.
3.2 Организация доступа к журналам СЭД, содержащим конфиденциальные документы
Предоставление доступа к журналам с грифом КТ, для сотрудников Предприятия, а так же распределение прав доступа и изменение системных настроек (изменение кадрового состава и др.) в СЭД, производится в соответствии с заявками, направленными по администратору СЭД Предприятия от уполномоченных на то лиц.
3.3 Организация доступа к журналам СЭД в период отсутствия работника
В целях недопущения разглашения информации, относящейся к коммерческой тайне, пользователь, назначающий в СЭД заместителя, должен учесть тот факт, что замещающий сотрудник получит право доступа к документам с грифом КТ, в соответствии с правами замещаемого. В этом случае сотрудник должен уведомить администратора СЭД предприятия, для временного отключения доступа к документам с грифом КТ.
В случае незапланированного отсутствия (болезнь) возможность замещения устанавливается администратором СЭД организации по запросу руководителя отсутствующего работника.
4 Подготовка и согласование документа с грифом КТ
4.1 Создание проекта документа с грифом КТ
По окончании разработки проекта текста документа, исполнитель регистрирует его в журнале проектов КТ структурного подразделения в СЭД.
4.2 Заполнение основных регистрационных реквизитов
- для каждого регистрируемого проекта документа в СЭД заполняется рабочая карточка (РК) с указанием основных учетных реквизитов документа;
- дата регистрации документа и регистрационный номер присваиваются документу автоматически при сохранении проекта документа в СЭД. Пример регистрационного номера: 122-прт. Дата регистрации соответствует текущей дате;
- выбор значения реквизита «вид документа» производится из справочника «Вид документа». В случае если данного вида нет в справочнике, исполнитель, регистрирующий соответствующий документ, обязан проинформировать администратора СЭД о необходимости дополнения справочника. После внесения необходимого вида документа администратором в справочник, исполнитель, зарегистрировавший документ, обязан заполнить реквизит необходимым значением.
4.3 Заполнение реквизитов о файлах документа
- исполнитель присоединяет к РК проекта документа необходимые файлы и приложения к нему (при наличии).
- после присоединения файлов проекта документа в СЭД проставляется отметка о составе документа (количестве страниц). В случае наличия приложений, количество страниц указывается для каждого приложения отдельно (например, для документа без приложений на двух страницах проставляется значение «2», для документа на одной странице с приложениями на одной странице и на двух страницах - значение «1+1+2»).
4.4 Заполнение краткого содержания
В реквизите «краткое cодержание» заполняется краткое содержание проекта документа.
4.5 Заполнение реквизитов об исполнителе и руководителе
- указывается ФИО исполнителя в реквизите «Подготовлен».
- указывается ФИО руководителя, подписывающего проект документа, в реквизите «Подписан».
4.6 Визирование документа исполнителем
После регистрации проекта документа исполнитель в обязательном порядке визирует его с использованием личного ключа ЭЦП и направляет проект на дальнейшее согласование (визирование).
4.7 Отправка сообщений по документу
- перед отправкой сообщения по документу, создатель проекта документа КТ, должен добавить права на вложенный файл, (просмотр, при необходимости и редактирование) для работника, которому адресовано сообщение по документу (не касается ответственного работника канцелярии и руководителей предприятия);
- назначение прав на файл осуществляется нажатием правой кнопки мыши по вложенному файлу, выбрав строку «права на файл» нажать «добавить» и выбрать из списка нужного сотрудника, присвоив ему необходимое право.
5 Регистрация документа в журнале документов КТ РУП «Белпочта»
5.1 Направление на регистрацию документа с грифом КТ в канцелярию
Руководитель (ответственный исполнитель) направляет подписанный проект документа на регистрацию, ответственному сотруднику канцелярии, типом сообщения «Задание на перерегистрацию».
5.2 Регистрация документа сотрудником канцелярии
Работник канцелярии, ответственный за регистрацию документов в журнале учета документов КТ РУП «Белпочта», на основании сообщения типа «Задание на перерегистрацию», убедившись в наличии необходимых подписей перерегистрируемого документа, регистрирует документ в журнале учета документов КТ РУП «Белпочта» путем перерегистрации проекта документа КТ. При этом основные учетные реквизиты и файлы проекта документа автоматически переносятся из РК проекта в РК регистрируемого документа КТ.
После перерегистрации документа, работник, направивший документ в канцелярию на перерегистрацию, увидит соответствующую запись в закладке «просмотр списка связок».
6 Работа с исходящими документами с грифом КТ
Документы, содержащие информацию, составляющей коммерческую тайну РУП «Белпочта», адресованные филиалам РУП «Белпочта» и сторонним организациям, посредствам СЭД не передаются. Такие документы направляются в порядке, предусмотренном Положением о коммерческой тайне РУП «Белпочта».
Справочно: В соответствии с положением о коммерческой тайне РУП «Белпочта», пересылку документов между головным предприятием РУП «Белпочта» и филиалами РУП «Белпочта», можно осуществлять с использованием корпоративной электронной почты с вложением документа в виде зашифрованного архива. Пароль на архив должен содержать не менее десяти символов и передаваться способом, отличным от способа передачи архива (телефонное сообщение, SMS – сообщение).
Допускается передача конфиденциальной информации с использованием электронных (оптических) носителей информации (CD, DVD, flash, HDD и др.), на которые проставляется гриф «КТ РУП «Белпочта» и остальные реквизиты, аналогично нанесению на бумажный носитель, ответственному лицу контрагента с оформлением сопроводительного документа (акта), зарегистрированного в журнале учета документов «КТ РУП «Белпочта» структурного подразделения (Приложение 5, положения о коммерческой тайне РУП «Белпочта»).
ЛИСТ СОГЛАСОВАНИЯ
Документ подписан электронной цифровой подписью
№ документа: 24-04-16/37 от 12.05.2014 (Журнал внутренних документов ЦРИТ)
Действие | Подписал | Должность | Подразделение | Дата подписания | Файл | Результат |
Подписание | Изюмов Юрий Леонидович | Зам. генерального директора по развитию | Руководство ГП РУП "Белпочта" | 12.05.2014 8:52:01 | Инструкция о порядке работы с документами КТ в СЭД | Верна |
Визирование | Савельев Анатолий Сергеевич | Инженер-электроник 2 кат. | Отдел сетевого взаимодействия | 07.05.2014 10:12:16 | Инструкция о порядке работы с документами КТ в СЭД | Верна |
Визирование | Федорчук Вадим Валерьевич | Начальник отдела | Отдел сетевого взаимодействия | 07.05.2014 12:08:18 | Инструкция о порядке работы с документами КТ в СЭД | Верна |
Визирование | Худолей Игорь Сергеевич | Ведущий инженер | Отдел почтовой и информационной безопасности | 07.05.2014 12:37:51 | Инструкция о порядке работы с документами КТ в СЭД | Верна |
Визирование | Печень Оксана Алексеевна | Начальник управления | Коммерческое управление | 07.05.2014 14:41:26 | Инструкция о порядке работы с документами КТ в СЭД | Верна |
Визирование | Луцевич Алла Владимировна | Начальник отдела | Отдел почтовой и информационной безопасности | 07.05.2014 15:01:50 | Инструкция о порядке работы с документами КТ в СЭД | Верна |
Визирование | Пилецкая Наталья Федоровна | Начальник центра | Центр развития информационных технологий | 07.05.2014 16:45:26 | Инструкция о порядке работы с документами КТ в СЭД | Верна |