Процесс управления состоит из четырех взаимосвязанных функций: планирования, организации, мотивации и контроля (рис.).
Рис. Функции управления.
Управленческая деятельность представляет собой сочетание различных видов деятельности (функций), каждая из которых направлена на решение специфических задач, разнообразных и сложных проблем взаимодействия между отдельными структурными подразделениями предприятия или отдельными производственными процессами.
Функция управления — конкретный вид управленческой деятельности, который осуществляется специальными приемами и способами, а также соответствующей организацией работы.
Все функции управления делятся на общие и конкретные.
Общие функции являются обязательными для успешной работы любой организации (планирование, организация, мотивация и контроль), последовательное выполнение данных функций обеспечивает управление любым объектом национальной экономики как предприятием, так и отраслью.
Конкретные функции — производственные (технические, технологические, организационные и т.п.), управление НТП, экономические, политические.
Специальные функции менеджмента — это функции воздействия на объект, который имеет определенную отраслевую направленность. Эти функции — прогнозирование, планирование, мотивация, координация и регулирование, организация, контроль, учет и анализ — присущи современному менеджменту.
Процесс управления хозяйственной деятельностью заключается в выполнении общих и специфических функций. На практике функции между органами управления распределяются неравномерно, часто они распыляются или дублируются.
Функции менеджмента, а соответственно, и методы их реализации не являются неизменными, навсегда сформировавшимися. Они постоянно модифицируются и углубляются, в связи с чем усложняется содержание работ, выполняемых в соответствии с их требованиями.
Исследование функций управления имеет огромное практическое значение, т.к. именно они в значительной мере определяют структуру органов управления.
Планирование — это вид управленческой деятельности, связанной с составлением планов организации в целом, ее подразделений, функциональных подсистем, отделов, служб и работников. Оно является органической частью процесса управления, задавая направление и параметры будущего развития организации. Планирование как процесс включает: установление целей и задач; разработку стратегий, программ и планов для достижения целей; определение необходимых ресурсов и их распределение по целям и задачам; доведение планов до всех, кто их должен выполнять и кто несет ответственность за их реализацию.
Многообразие целей организации приводит к необходимости разработки системы взаимоувязанных планов работы, направленных на их достижение. На базе этой системы планов в организации формируется система целей и задач, которые должны быть достигнуты организацией в соответствии со стратегией ее развития; производится распределение всех видов ресурсов; необходимых для достижения целей; определяются временные рамки выполнения целей и задач и измерители, позволяющие контролировать и оценивать выполнение задач.
Классификация всей совокупности планов организации производится по двум главным критериям: по длительности планового периода и по уровням организационного планирования, учитывающим структуру организации.
В соответствии с первым критерием планы подразделяются на три группы: стратегические, подчиненные разработке курса развития организации на длительный период времени; тактические, содержащие планы действий и методы реализации стратегии организации на среднесрочный период времени; оперативные, связанные с повседневным выполнением задач и оптимизацией использования привлекаемых организацией ресурсов. По второму критерию планы составляются для организации в целом, ее бизнес-единиц (самостоятельных производственных подразделений), функциональных подсистем.
Для повседневной практической работы предприятию требуется разрабатывать согласованные со стратегией и политикой текущие планы работ подразделений, в которых предусматривается выполнение заключенных контрактов и работа на перспективу. Причем если определение стратегии и политики — прерогатива высшего руководства, то текущее планирование обычно осуществляется средним руководящим звеном.
При разработке планов необходимо сначала четко определить исходное состояние дел, имеющиеся ресурсы, сами планируемые действия и цели, которые должны быть достигнуты при выполнении планов. Такие планы будут способствовать решению поставленных задач. Без этого придется либо корректировать планы, либо вовсе отказываться от их выполнения из-за неверного определения исходных позиций и намеченных действий, или из-за нехватки ресурсов. Отсутствие четко поставленных целей не позволит реально оценить выполнение планов и положение дел после проведения работ.
Функция планирования представляет собой непрерывный процесс.
Цель - это исходная точка планирования.
Цели — это желаемые результаты, которых стремится достичь организация. Цели организации устанавливаются исходя из миссии, но на выбор целей, конечно, влияет система ценностей и цели, на которые ориентируется руководство. Исходя из миссии предприятие определяет долгосрочные цели, в соответствии с которыми определяются среднесрочные и краткосрочные цели.
При установлении целей необходимо иметь в виду:
ü цели должны быть конкретными и измеримыми, чтобы можно было оценить вероятность их достижения и иметь базу для дальнейшей работы;
ü должны быть установлены сроки достижения целей (долгосрочные цели устанавливаются на срок от пяти лет и более);
ü цели должны быть достижимы, в противном случае работа предприятия будет дезорганизована;
ü цели, достижение которых осуществляется разными службами и подразделениями, должны быть взаимоувязанными, не противоречивыми.