На субсчете 50-3 «Денежные документы» учитываются находящиеся в кассе организации почтовые марки, марки государственной пошлины, вексельные марки, оплаченные авиабилеты и другие денежные документы.
Денежные документы учитываются на счете 50 «Касса» в сумме фактических затрат на приобретение.
Аналитический учет денежных документов ведется по их видам.
Возникает вопрос: чем проездные билеты, талоны на бензин и прочие денежные документы отличаются от обычных документов, подтверждающих произведенные расходы? И почему стоимость денежных документов нельзя сразу списать на затраты, а нужно учитывать на специальных счетах бухгалтерского учета?
Дело в том, что, приобретая путевки или проездные билеты, организация уплачивает деньги, но использует эти билеты не сразу, а через некоторое время. Говоря бухгалтерским языком, организация производит расходы, относящиеся к будущему периоду. Кроме того, денежный документ может быть продан другому лицу или возвращен обратно продавцу. Поэтому стоимость такого документа можно списать только после того, как он будет фактически использован.
Денежные документы должны храниться в кассе предприятия. Следить за их движением и сохранностью должен кассир. В конце дня он составляет отчет, в котором указывает, сколько и каких документов поступило и сколько - выбыло. Данные из этого отчета заносятся в книгу учета движения денежных документов, которая является регистром аналитического учета.
Унифицированных форм для учета денежных документов не существует. Поэтому организация может разработать их самостоятельно. Но при этом нужно помнить, что в этих документах должны быть следующие обязательные реквизиты:
- наименование документа;
- дата, когда он был составлен;
- наименование организации, составившей документ;
- содержание хозяйственной операции;
- единицы измерения и стоимость;
- должности лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность се оформления;
- личные подписи указанных лиц.
Давайте рассмотрим учет отдельных денежных документов.
Путевки
Нередко организации для работников и членов их семей приобретают путевки в санатории, дома отдыха, детские оздоровительные лагеря. Купить путевки организация может как за счет собственных средств, так и за счет средств Фонда социального страхования.
Учитывать путевки удобно в книге учета путевок в санатории и дома отдыха. Форму книги организация может разработать самостоятельно и утвердить приказом руководителя.
№ | Хозяйственная операция | Дт | Кт |
Перечислена плата посреднической организации за путевки | |||
Получены путевки по накладной от посредника и оприходованы в кассе по фактической стоимости приобретения | 50-3 | ||
Выданы путевки работникам: - за полную стоимость или с частичной оплатой (в части денежных средств, внесенных работником); - на сумму стоимости путевки за счет средств организации | 91/2 | 50-3 50-3 |
Проездные билеты
Многие организации приобретают для своих сотрудников проездные билеты, по которым сотрудники добираются до места работы и обратно.
Некоторые сотрудники вынуждены постоянно ездить по городу, чтобы выполнять служебные обязанности.
В этом случае руководитель организации в своем приказе указывает, какие специалисты имеют разъездной характер работы (курьеры, экспедиторы), и утверждает по фамильный список работников, которых организация должна обеспечить проездными билетами. Этот список передается в бухгалтерию организации. Приобретенные проездные билеты приходуются в кассу в качестве денежных документов и выдаются работникам согласно утвержденному списку по ведомостям. Форму ведомости организация разрабатывает самостоятельно и утверждает приказом руководителя.
№ | Хозяйственная операция | Дт | Кт |
Перечислены денежные средства автотранспортному предприятию за проездные билеты | |||
Проездные билеты оприходованы в кассе организации | 50-3 | ||
Выданы проездные билеты курьерам | 50-3 | ||
Уволившийся работник сдал проездной билет в кассу | 50-3 | ||
Новый работник получил из кассы проездной билет | 50-3 | ||
Стоимость использованных проездных билетов списана на издержки обращения |
Талоны на бензин
Предприятия, имеющие автомобильный транспорт, часто заключают договор на покупку бензина с нефтебазами, которые продают ГСМ через свои автозаправочные станции. Количество и цену приобретаемых нефтепродуктов лучше указывать не в самом договоре с нефтебазой, а в приложениях к нему или в дополнительных соглашениях. Это связано с тем, что цены на топливо часто меняются. Заплатив за определенное количество бензина, предприятие получает талоны. В них указывается марка, а также количество топлива. Затем водители предприятия заправляют автомобили на АЗС по этим талонам.
Учитывает приобретенные талоны материально ответственное лицо. Оно регистрирует их движение в книге учета талонов на нефтепродукты. Желательно, чтобы книга была прошнурована, пронумерована и скреплена печатью предприятия. Каждый лист книги заполняется под копирку. Второй экземпляр листа отрывается и сдается материально ответственным лицом в бухгалтерию вместе с приходными и расходными документами.
Водителям талоны выдаются по ведомости выдачи талонов на нефтепродукты. Количество бензина, полученного на АЗС по талонам, водители указывают в путевых листах.
Организация-покупатель и предприятие-продавец нефтепродуктов ежемесячно составляют акт приемки-передачи нефтепродуктов или отчет (ведомость) об отпуске топлива.
№ | Хозяйственная операция | Дт | Кт |
Перечислен аванс за нефтепродукты | |||
Оприходованы талоны на бензин | 50-3 | ||
Выданы талоны водителям | 50-3 | ||
Оприходован залитый в баки автомобилей бензин (по стоимости без НДС) | |||
Отражен НДС со стоимости залитого в баки бензина | |||
Зачтен уплаченный поставщику аванс за поступивший бензин | |||
Возмещен из бюджета по оприходованному и оплаченному бензину | |||
Списан, израсходованный бензин на себестоимость | 20,26 |
Вывод:
На субсчете 50-3 учитываются находящиеся в кассе организации почтовые марки, марки госпошлины, вексельные марки, оплаченные авиабилеты и другие денежные документы. Денежные документы учитываются на счете 50 в сумме фактических затрат на приобретение. Аналитический учет денежных документов ведется по их видам.