КУРСОВАЯ РАБОТА
По дисциплине «Теория менеджмента»
на тему: «Сущность и виды управленческого контроля»
Содержание
Введение | |
Глава 1. Теоретические основы управленческого контроля как функции менеджмента | |
1.1. Общая характеристика понятия «контроль» в менеджменте | |
1.2. Классификация видов управленческого контроля | |
1.3. Этапы процесса управленческого контроля | |
Глава 2. Анализ осуществления управленческого контроля на примере ООО «Центр Реклама» | |
2.1. Общая характеристика предприятия ООО «Центр Реклама» | |
2.2. Особенности постановки внутреннего (управленческого) контроля ООО «Центр Реклама» | |
2.3. Предложения по оптимизации управленческого контроля на примере ООО «Центр Реклама» | |
Заключение | |
Список литературы | |
Приложение |
ВВЕДЕНИЕ
Актуальность темы работы определяется тем, что в функцию контроля входят сбор, обработка и анализ информации о фактических результатах деятельности всех подразделений организации, сравнение их с плановыми показателями, выявление отклонений и анализ их причин; разработка мероприятий для достижения поставленных целей. Появление отклонений в деятельности организации от плана может потребовать срочных решений, что осуществляется через функцию координации и регулирования.
Контроль бывает сплошной или выборочный, нормальный или усиленный, внешний или внутренний. Контроль позволяет заранее обнаружить во внутренней или внешней среде фирмы факторы, которые могут оказать влияние на ее деятельность, а также необходимым образом подготовиться и своевременно на них отреагировать. Контроль помогает отслеживать недостаточно четко выраженные тенденции развития, их направление и глубину и создавать более обоснованные планы, своевременно выявить нарушения, ошибки, промахи, оперативно их предотвратить или устранить, выявить резервы, обеспечивает установление и поддержание в системе управления обратной связи. Управленческий контроль бывает предварительный, текущий и итоговый. Предварительный предшествует активной деятельности и решает задачу проверки готовности фирмы, ее персонала, производственного аппарата, системы управления и пр. к предстоящей работе. Его инструментами являются: тестирование, собеседования, изучение личных документов. Текущий контроль обычно существует в формах стратегического и оперативного контроля. Итоговый контрольсвязан с оценкой выполнения организацией (сотрудниками) планов (заданий), предполагает всесторонний анализ не только конкретных результатов деятельности за истекший период, но и сильных и слабых ее сторон, выявление проблем, помех.
Основная задача контроля заключается в установке стандартов, которыми следует руководствоваться при выполнении заданий, измерении фактически достигнутых результатов и проведении корректировок в том случае, если достигнутые результаты существенно отличаются от установленных стандартов. Выполнение менеджерами функции контроля начинается одновременно с выполнением функции планирования в процессе выработки целей и задач организации. Контроль является неотъемлемой частью процесса управления в любой организации. Таким образом, контроль как функция менеджмента позволяет вовремя обнаружить «узкие места», несоответствие норм и нормативов действительности, исправить их или поправить действия работников.
Объект изучения - управленческий контроль.
Предмет изучения - управленческий контроль как комплексная система.
Целью работы является выявление значения, места контроля как одной из основных функций менеджмента.
Для достижения поставленной цели будут решены следующие задачи:
- дана общая характеристика контроля в менеджменте на основе выявления его сущности, видов, последовательности;
- проведен анализ осуществления управленческого контроля на примере ООО «Центр Реклама»;
- сформулированы предложения оптимизации управленческого контроля.
Информационную базу работы составили публикации О.С. Виханского, Е.Ю. Вороновой, Л.А. Жигун, Т.П. Карповой, Х.Ш. Муллахметова, С.А. Рассказовой-Николаевой, Я.В. Соколова, К.П. Янковского и др. При написании работы анализировались учредительные документы (Устав), должностные инструкции, бухгалтерская отчетность ООО «Центр Реклама».
Основные методы изучения: аналитический, сравнительный.
ГЛАВА 1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫУПРАВЛЕНЧЕСКОГО КОНТРОЛЯ КАК ФУНКЦИИ МЕНЕДЖМЕНТА
Общая характеристика понятия «контроль» в менеджменте
В менеджменте контроль рассматривается как «одна из важнейших функций управления, без которой не могут быть реализованы в полной мере все другие функции: планирование, организация, руководство и мотивация»[1]. Контроль призван обеспечивать правильную оценку реальной ситуации и тем самым создавать предпосылки для внесения корректив в запланированные показатели развития, как отдельных подразделений, так и всей фирмы. Контроль, таким образом, является неотъемлемым элементом самой сущности всякой организации.
Понятие «контроль» имеет довольно широкий диапазон значений от «управлять», «регулировать» до «проверять», «инспектировать». Контроль рассматривают как в широком, так и узком значении. В самом общем виде, контроль можно определить как процесс сопоставления фактически достигнутых результатов с запланированными ранее. Контроль - это процесс обеспечения достижения организацией своих целей, поэтому контроль выступает одним из главных инструментов выработки политики и принятия решений, обеспечивающих нормальное функционирование фирмы и достижение ею намеченных целей, как в долгосрочной перспективе, так и в вопросах оперативного руководства.
С точки зрения В.В. Бурцева, контроль призван решать следующие задачи:
- своевременно обнаруживать неизбежные в деятельности любой организации нарушения, ошибки, злоупотребления и оперативно принимать меры для их устранения;
- оценить работу организации и ее персонала за определенный период времени, а также эффективность и надежность управления ею;
- создать основу для соответствующей мотивации персонала организации;
- разработать превентивные меры для недопущения в будущем неудовлетворительных результатов деятельности[2].
Цели контроля будут достигнуты только в том случае, если он осуществляется в соответствии с пятью нижеперечисленными принципами:
- контроль должен быть всеохватывающим, то есть держать в поле зрения основные сферы деятельности организации;
- контроль не должен быть чрезмерным и мелочным, так как это ухудшает морально-психологический климат в организации;
- контроль должен быть гибким, то есть соответствовать изменениям в стратегии и структуре организации;
- контроль должен быть объективным, то есть непредвзятым и нацеленным на конкретные процессы, результаты, людей;
- контроль должен быть экономичным, чтобы выгоды, приносимые контролем, превышали затраты на его проведение.
Сущность контроля - создание гарантий выполнения планов и повышение эффективности управления. Инструменты выполнения контроля являются: наблюдение; проверка всех сторон деятельности; учет; анализ. Субъект контроля - непосредственный руководитель. Эта функция входит в круг обязанностей руководителя, не подлежащих делегированию. Объект контроля - деятельность подразделения и работа менеджера.
Контроль является эффективным, если он имеет стратегический характер, нацелен на достижение определенных результатов, своевременен, гибок, прост и экономичен[3]. Конечная цель контроля состоит не в том, чтобы собрать информацию, установить стандарты и выявить проблемы, а в том, чтобы решить задачи, стоящие перед организацией. Проведение измерений и информирование об их результатах необходимо только как средство достижения цели. Чтобы быть эффективным, контроль должен быть интегрирован с другими функциями управления.
Таким образом, контроль можно назвать эффективным только тогда, когда организация фактически достигает желаемых целей и в состоянии сформулировать новые цели, которые обеспечат ее выживание в будущем. Также, он должен соответствовать контролируемому виду деятельности, объективно измерять и оценивать то, что действительно важно. Неподходящий механизм контроля может скорее маскировать, а не собирать критически важную информацию.
Одним из аспектов эффективности контроля является его своевременность, которая заключается не в исключительно высокой скорости или частоте его проведения, а во временном интервале между проведением измерений или оценок, который адекватно соответствует контролируемому явлению. Значение наиболее подходящего временного интервала такого рода определяется с учетом временных рамок основного плана, скорости измерений и затрат на проведение измерений и распространение полученных результатов. Помимо этого, важнейшей целью контроля остается «устранение отклонений прежде, чем они примут серьезные размеры»[4]. Таким образом, система эффективного контроля - это система, которая дает необходимую информацию персоналу до того, как произойдут негативные явления.
Контроль, как и план, должен быть достаточно гибким и приспосабливаться к происходящим изменениям. Незначительные изменения планов редко бывают связаны с необходимостью серьезных изменений в системе контроля. Как правило, наиболее эффективным контролем является простейший контроль с точки зрения тех целей, для которых он предназначен. Простейшие методы контроля требуют меньшее количество усилий и более экономичны, но самое важное состоит в том что, «если система контроля слишком сложна и люди, взаимодействующие с ней, не понимают и не поддерживают ее, то такая система контроля не может быть эффективной»[5]. С точки зрения А.М. Лобановой, избыточная сложность ведет к беспорядку, являющемуся синонимом потери контроля над ситуацией.
Таким образом, основными характеристиками контроля являются:
1. Стратегическая направленность контроля. Для того чтобы быть эффективным, контроль должен иметь стратегический характер, то есть отражать общие приоритеты организации и поддерживать их.
2. Ориентация на результаты. Конечная цель контроля состоит не в том, чтобы собрать информацию, установить стандарты и выявить проблемы, а в том, чтобы решить задачи, стоящие перед организацией. Проведение измерений и оповещение об их результатах важно только как средство достижения этой цели.
3. Соответствие делу. Для того чтобы быть эффективным, контроль должен соответствовать контролируемому виду деятельности. Он должен объективно измерять и оценивать то, что действительно важно. Неподходящий механизм контроля может скорее маскировать, а не собирать критически важную информацию.
4. Своевременность контроля. Для того чтобы быть эффективным, контроль должен быть своевременным. Своевременность контроля заключается не в исключительно высокой скорости или частоте его проведения, а во временном интервале между проведением измерений или оценок, который адекватно соответствует контролируемому явлению. Значение наиболее подходящего временного интервала такого рода определяется с учетом временных рамок основного плана, скоростью измерений и затрат на проведение измерений и распространение полученных результатов.
5. Гибкость контроля. Если нечто непредвиденное можно спрогнозировать, то контроль становится не нужным. Контроль, как и планы, должен быть достаточно гибким и приспосабливаться к происходящим изменениям. Как считает Л.А. Жигун, незначительные изменения планов редко бывают сопряжены с необходимостью серьезных изменений в системе контроля[6].
6. Простота контроля. Как правило, наиболее эффективный контроль - это простейший контроль с точки зрения тех целей, для которых он предназначен. Простейшие методы контроля требуют меньших усилий и более экономичны. Но самое важное состоит в том, что, если система контроля слишком сложна и люди, взаимодействующие с ней, не понимают и не поддерживают ее, - такая система контроля не может быть эффективной. Избыточная сложность ведет к беспорядку, являющемуся синонимом потери контроля над ситуацией. Для того чтобы быть эффективным, контроль должен соответствовать потребностям и возможностям людей, взаимодействующих с системой контроля и реализующих ее.
7. Экономичность контроля. Очень редко стремятся достичь при помощи контроля полного совершенства в работе организации, поскольку прогрессирующие усовершенствования и улучшения на последних этапах требуют непропорционально больших затрат усилий и средств.
8. К контролю необходимо привлекать весь персонал, ибо лучший контроль - это самоконтроль. Для того чтобы повысить надежность контроля, необходимо расширять границы полномочий персонала.
9. Контроль на международном уровне. Менеджеры должны не только устанавливать стандарты, измерять результативность и предпринимать корректирующие действия для своего бизнеса внутри страны, но и осуществлять аналогичные операции для своего международного бизнеса.
Создание компьютерной системы контроля позволит выявить финансовые и информационные потоки в компании, которые в свою очередь определят ее оптимальную структуру. Новые технологии контроля - единственный способ осуществить централизацию управления крупной компанией, не увеличивая «административную вертикаль».
На систему управленческого контроля влияют:
1) характер деятельности;
2) характер и степень самостоятельности организации;
3) факторы внешней среды;
4) отношение менеджеров.
В процессе контроля могут иметь место объективные и субъективные ошибки:
1) контроль по случаю, не упреждающий отклонения, а осуществляемый им вдогонку;
2) контроль из предубежденности, недоверия, излишне детализированный, тотальный, порождающий несамостоятельность и иждивенчество;
3) контроль для проформы (например, присутствие на рабочих местах…);
4) ориентация на прошлый опыт, традиции, стереотипы;
5) игнорирование личных особенностей людей;
6) смешение фактов и выводов;
7) отсутствие информирования контролируемых о результатах.
Таким образом, контроль - это критически важная и сложная функция управления.
1.2. Классификация видов управленческого контроля
В первом параграфе работы контроль рассматривался как управленческая деятельность, фиксирующая состояние объекта управления в заданные моменты времени. Так обеспечивается контроль выполнения производственной программы, контроль расходов материальных и финансовых ресурсов во времени и т.д. Контроль бывает сплошной или выборочный, нормальный или усиленный, внешний или внутренний. Контроль позволяет заранее обнаружить во внутренней или внешней среде фирмы факторы, которые могут оказать влияние на ее деятельность, а также необходимым образом подготовиться и своевременно на них отреагировать.
Контроль помогает отслеживать недостаточно четко выращенные тенденции развития, их направление и глубину и создавать более обоснованные планы, своевременно выявить нарушения, ошибки, промахи, оперативно их предотвратить или устранить, выявить резервы, обеспечивает установление и поддержание в системе управления обратной связи.
В табл. 1 показаны наиболее часто встречающиеся виды контроля.
Таблица 1
Часто встречающиеся виды контроля
Классификационный признак | Виды контроля | Объекты контроля, характеристика |
Периодичность контроля | Стратегический | Долгосрочные, стратегические, корпоративные цели. |
Тактический | Показатели, отражающие состояние внутренней среды организации (ресурсов, структуры, культуры). Периодичность контроля определяется планами тактического развития. Сфера контроля - организация в целом или ее отдельные подразделения. |
Оперативный | Выполнение работ и методов, используемых для производства продукции. Осуществляется ежедневно. | |
Время осуществления оперативного контроля по отношению к фактическому началу работ | Предварительный | Ключевые виды ресурсов (человеческие, материальные, финансовые). Осуществляется до фактического начала работ |
Текущий | Чаще всего объектом являются сотрудники. Позволяет исключить отклонения от намеченных планов и инструкций, их причины. Осуществляется в ходе проведения работ. Необходима обратная связь. | |
Заключительный (выходной) | Цель - помочь предотвратить ошибки в будущем. Обратная связь используется после того, как работа выполнена. Качество продукции и услуг. Обеспечивает руководство информацией для планирования процессов, способствует мотивации и т. п. | |
Функциональная принадлежность | Финансовый | Прибыль и ее распределение. Затраты на приобретение оборудования. Капитальные вложения по источникам поступления. Ликвидность. Запасы. Издержки. Денежная наличность и др. |
Маркетинговый | Доля рынка. Объем продаж. Торговые издержки. Затраты на рекламу. Уровень конкурентоспособности товара. Удовлетворенность потребителей и др. | |
Производственный | Качество. Затраты времени на единицу продукции. Удельные издержки. Мощность оборудования. Коэффициент использования оборудования. Себестоимость продукции и др. | |
Управление персоналом (кадровый) | Потери времени из-за: • прогулов; • болезней; • трудовых споров. Заработанная плата. Социальные выплаты. Безопасность и пр. | |
Уровень автоматизации контроля | Не автоматизированный | Осуществляется непосредственно субъектами контроля без применения автоматических средств |
Не полностью автоматизированный | Осуществляется субъектами контроля с применением автоматических средств регистрации, обработки, измерения и т.п. | |
Полностью автоматизированный | осуществляется полностью в автоматическом режиме |
Продолжение таблицы 1
Методические приемы контроля | Общенаучные методические приемы | анализ, синтез, индукция, дедукция, редукция, аналогия, моделирование, абстрагирование, эксперимент и др. |
Собственные эмпирические методические приемы | инвентаризация, контрольные замеры работ, контрольные запуски оборудования, формальная и арифметическая проверки, встречная проверка, способ обратного счета, метод сопоставления однородных фактов служебное расследование, экспертизы различных видов, сканирование, логическая проверка, письменный и устный опросы и др. | |
Специфические приемы смежных экономических наук | приемы экономического анализа, экономико-математические методы, методы теории вероятностей и математической статистики) |
На практике существует три основных вида управленческого контроля: предварительный, текущий и итоговый. Предварительный контроль предшествует активной деятельности и решает задачу проверки готовности фирмы, ее персонала, производственного аппарата, системы управления и пр. к предстоящей работе. Его инструментами являются: тестирование, собеседования, изучение личных документов. Предварительный контроль можно оценивать как осуществление превентивных мер до начала фактической деятельности или процесса, позволяющих предотвратить возникновение проблем в будущем путем реализации определенных правил, процедур и линий поведения.
Основными средствами осуществления предварительного контроля является реализация определенных правил, процедур и линий поведения. Поскольку правила и линии поведения вырабатываются для обеспечения выполнения планов, то их строгое соблюдение - это способ убедиться, что работа развивается в заданном направлении.
Текущий контроль обычно существует в формах стратегического и оперативного контроля. По сути, текущий контроль есть мониторинг соблюдения принятых стандартов в процессе выполнения работы, путем регулярной проверки со стороны руководства деятельности подчиненных, обсуждения проблем и предложений по усовершенствованию.
Регулярная проверка работы подчиненных, обсуждение возникающих проблем и предложений по усовершенствованию работы позволит исключить отклонения от намеченных планов и инструкций. Если же позволить этим отклонениям развиться, они могут перерасти в серьезные трудности для всей организации. Текущий контроль не проводится буквально одновременно с выполнением самой работы. Скорее он базируется на измерении фактических результатов, полученных после проведения работы, направленной на достижение желаемых целей.
Итоговый, или заключительный, контрольсвязан с оценкой выполнения организацией (сотрудниками) планов (заданий), предполагает всесторонний анализ не только конкретных результатов деятельности за истекший период, но и сильных и слабых ее сторон, выявление проблем, помех. Итоговый контроль осуществляется на основе механизма обратной связи после того, как работа выполнена, путем анализа информации о возникших проблемах, формулирования выводов о будущих действиях и реализации мотивационных программ. Простейшим примером обратной связи является сообщение начальника подчиненным о том, что их работа неудовлетворительна, если он видит, что они делают ошибки. Системы обратной связи позволяют руководству выявить множество непредвиденных проблем и скорректировать свою линию поведения так, чтобы избежать отклонения организации от наиболее эффективного пути к поставленным перед нею задачам.
В рамках заключительного контроля обратная связь используется после того, как работа выполнена. Либо сразу по завершению контролируемой деятельности, либо по истечении определенного заранее периода времени фактически полученные результата сравниваются с требуемыми. Хотя заключительный контроль осуществляется слишком поздно, чтобы отреагировать на проблемы в момент их возникновения, тем не менее, он имеет две важные функции. Одна из них состоит в том, что заключительный контроль дает руководству организации информацию, необходимую для планирования в случае, если аналогичные работы предполагается проводить в будущем. Сравнивая фактически полученные и требовавшиеся результаты, руководство имеет возможность лучше оценить, насколько реалистично были составлены им планы. Эта процедура позволяет также получить информацию о возникших проблемах и сформулировать новые планы так, чтобы избежать этих проблем в будущем. Вторая функция заключительного контроля состоит в том, чтобы способствовать мотивации. Если руководство организации связывает мотивационные вознаграждения с достижением определенного уровня результативности, то, очевидно, что фактически достигнутую результативность надо измерять точно и объективно. Измерять результативность и давать соответствующие вознаграждения необходимо для того, чтобы сформулировать будущие ожидания о существовании тесной связи между фактическими результатами и вознаграждением.
Сначала управленческий контроль считался прерогативной функцией менеджмента среднего звена, однако в 1990-х годах его сфера внутри предприятия значительно расширилась. В современных условиях функция управленческого контроля не должна более принадлежать исключительно среднему звену управления, а должна быть представлена на всех уровнях. Если стратегический контроль осуществляется высшим руководством, операционный контроль - руководителями низовых звеньев, то современный управленческий контроль фактически охватывает все уровни управления.
В мудрой китайской «Книге перемен» еще три тысячи лет назад написано: «Когда умный человек видит, почему он добился успеха, он делает так снова. Когда же он видит свои ошибки, он не повторяет их». Одна из важнейших причин необходимости осуществления контроля состоит в том, что любая организация, безусловно, обязана обладать способностью вовремя фиксировать свои ошибки и исправлять их до того, как они повредят достижению целей организации.